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文本内容:
材料采购及出入库管理制度为了加强公司材料采购和出入库的管理,充分发挥经费使用效益,减少不必要的支出和浪费,按照节省节约的原则,规范材料的采购、入库、出库的工作程序,建立科学有效的管理制度,特制定本规定
一、采购
(一)采购原则公司设专职人员进行材料采购,采购员在对材料市场进行调查了解的基础上,保证以低价购入,并要保证材料的质量对于易耗材料和常用物品要进行集中批量采购,每月集中采购1—2次,其他零星使用的材料,尽可能做到按批次采购公司各部门对易耗材料和常用物品要按实际情况半月或一个月提报采购计划在填写《材料采购申表》时要注明材料用途采购员要严格按照领导审批的《材料采购申请表》进行采购,未经审批的不得私自采购材料需求部门要配合采购员进行采购,以保证采购的材料的种类和型号相符
(二)米购程序
1、材料需求部门必须填写《材料采购申请表》,须履行部门主管和总经理审批签字手续,然后交给采购员,由采购员安排统一进行采购
2、采购员在采购前必须持《材料采购申请单》与保管员的库存帐核对,确定库中没有留存方可进行采购
(1)采购计划审批采购资金每次在5000元以上原料或辅料,应提前10天提出采购计划,经总经理审批采购资金每次在1000元以上原料或辅料,应提前5天提出采购计划,经总经理审批
(2)确定供应商采购资金每次在5000元以上,至少要确定没有关联关系的供应商3家以上;采购资金每次在1万元以上或每月累计在20万元以上的单项原料或辅料,至少要确定没有关联关系的供应商5-8家同时,将所有供应商的名称、地址、联系电话、联系人、负责人、销售的产品名称等详细资料交物资主管存档
5.
2.2仓库保管员严格执行凭领料单发货,《领料单》上所列领用各项(货物名称、数量等),必须与《非生产物资申领计划单》、《生产物资采购计划单》上所列各项完全一致,核实无误后方可发货领用流程如下使用部门填制领料单一部门负责人签字一库管员核实一开出库单发货一台账登记
6、附则
6.1本制度解释权归属本公司,由部门具体负责解释与修订
6.2本制度自动列入公司规章制度序列中
6.3本制度自总经理签字后即生效签发人日期
(3)确定采购价格选择性价比最高的供应商,经公司总经理审批后签订合同,实施采购
(三)审批权限凡申请进行采购的,填写的《材料采购申请表》先由部门主管批准后,然后报总经理签批;对于急需材料,可先报总经理,同意后先行采购然后再补办手续
二、入库的办理采购员将所采购材料连同采购发票交于仓库保管员,仓管人员对照《材料采购申请单》和采购发票按类进行数量清点,确定无误后在发票上签字,然后按品名、型号、单价等进行详细入帐填写入库单(一式二联)一联由库管保存,一联交给财务做账
(一)、采购后进行入库登记
1、货物验收采购回库房的货物,至少有2人参加验收并签字库管员负责验收数量,并保存相关技术资料,经办人负责货物质量并验收供货商的送货单上必须有以上二人的验收签字,货物在验收的二人到齐(如因公出差,则可由其主管代替)以后方可下车
2、货物入库到库房的货物,填写入库单,登记入账只有入库以后的物资,方可投入生产使用财务才可入账和支付货款入库单一联由库房保管,一联由财务保管
(二)、货款支付
1、单次购货金额在1000元以下的,填制付款申请单据经会计审核一公司总经理审批一>出纳付款
2、单次购货金额在5000元以上的,填制付款申请单据经会计审核一公司总经理审批一出纳付款(优先转账方式付款)
三、材料领用出库的办理材料需求人员根据施工项目或维修项目填写“出库单”,凭“出库单”到仓库领取材料,领料单上必须有材料领取人、部门主管和总经理签字,手续不全一律不允许办理出库如遇特殊情况需要与部门主管和总经理以短信的形式报备,同意后方可领取材料,在领用材料后的2个工作日内补全相关手续,否则造成的经济损失当事人个人承担
四、相关要求
(一)维修应急材料,备用量未经允许不得超量,如有发现,追究当事人和部门领导的责任
(二)工具类材料各部门要建立档案记录,保管员在出库时也要建立备查帐
(三)对于易损材料和工具出库时,要严格执行以旧换新制度
(四)要严格执行材料采购审批手续,凡不按审批权限履行审批手续而私自采购的,在发票上不予签字
(五)材料采购,正常情况下,至少有两位经办人参加,其中一位应是材料需求部门业务精通人员,采购员要做到货比三家,优中选优,严禁将质次价高的材料购入公司
(六)采购工作中,要严禁虚开发票,抬高价格吃回扣等损公肥私现象,如有发生,要严厉处罚
(七)材料采购要在5日内结算,要履行完所有签字与报销手续,对借款余额及时返回财务(A)仓库保管员一定要严格履行出入库手续,切实做到帐物相符,未经主管负责人允许,不得将材料占为己有或转借他人使用,否则,要进行严肃处理
(九)领料人员严格履行领取手续,不得虚领、冒领,更不能占为己,否则,需进行经济处罚
(十)各部门人员要以身作则,注意把好采购、入库、出库、使用等各个关口,否则,要追究相应的领导责任物资采购与出入库管理制度说明本制度主要适用于公司内部生产物资以及非生产物资的采购管理以及出入库管理其目的是为了规范公司的物资采购,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强企业物资采购以及物资出入库的监督与管理相关管理制度生产物料管理制度、办公用品管理规定等制度中涉及到的附件内容,例如采购计划单、请购单、领料单、入库单、出库单等,详见物料采购管理或者项目采购管理中相关管理工具
1、总则为了规范公司的物资采购,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强企业物资采购的监督管理,特制定本制度本制度是公司物资采购管理的基本规范,适用于公司物资的采购以及出入库管理采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购,同时,在付款方式上,做到货到付款,或分期付款,减少采购风险
2、采购部职责以及工作原则
2.1采购部岗位职责1负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定;2负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理;3负责物资采购计划的制定,采购合同的签订及保管;4负责物资采购的询价、议价、比质、比价;5负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作;6负责管辖范围内的卫生、安全工作7负责做好各项档案的管理工作,如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件;
(8)负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款,定期与财务部对帐并协助实施物资盘点.2物资采购原则
(1)未经审批的物资一律不得采购;
(2)仓库内的库存物资应优先使用;
(3)建立合格供应商名录时,采购远近搭配的原则;
(4)采购物资时,应尽量通过银行结算,减少现金结算;
(5)在比价过程中,严格执行同类产品比质量,同样质量比价格,同样价格比服务的原则,择优确定采购单位;
(6)对于先试用的物资,必须由使用部门出具试验报告,并由审批后,方可采购
(7)尽量避免当日使用,当日采购,一定要做到提前采购
3、物资采购管理物资采购一般规定1为节约采购成本,公司实行按月上报采购计划采购部编制采购计划时,要从实际工作出发,避免盲目提报物资采购计划,避免物资积压损失公司各部门要按程序报物资采购计划,在每月的日前向采购部报下月的采购计划,然后由采购部汇总后统一上交公司经理办公室各部门提供的需采购物资的规格型号必须完整,如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责%的经济损失,所在部门承担—%;同时,采购部有权拒绝采购型号不完整的物资物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购,做到不错订、不漏订,及时准确地做好物资货源的落实工作签订物资采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项一般情况下,按照公司标准合同文本签订合同,如有特殊情况,与公司律师顾问联系后,再签定合同.
1.5物资采购时,如使用单位出具的原材料出现短缺现象,采购部应征求使用单位意见,在使用单位同意,并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品,否则,出现后果由采购部负直接责任.
1.6采购部未能及时完成的采购任务,应及早报主管生产副总经理说明原因,拟定补救措施.
1.7《生产物资采购计划单》、《非生产物资采购计划单》一式联,各部门审核签批齐全后,必须交到每联上的指定部门,以便统计核对
3.2物资请购1生产物资的请购由采购部采购人员针对需采购的物资,依公司存量管理基准、用料预算、参酌库存情况,进行市场摸价、货比三家后,如实逐项填写“生产物资采购计划单”,并按“计划单”下方所设会签部门依次审核签批后,将“计划单”分交给相关部门统计备查具体流程如下部门采购员编制《生产物资采购计划单》一部门负责人一财务科一总经理一部门采购员一交财务科和办公室统计一采购非生产物资的领用及请购非生产物资的领用由各部门依照本部门的实际需求,每月初预报,填写《非生产物资申领计划单》,经相关部门依次审核签批后,交由采购部门进行汇总采购后,凭审核签批手续齐全的《非生产物资申领计划单》向物资管理部门领用非生产物资的申领与采购流程如下部门人员编制《非生产物资申领计划单》一部门负责人一财务科一总经理一办公室统计一采购部按汇总好的申领计划,编制《非生产物资采购计划单》一财务科一总经理一交办公室统计一采购紧急请购对于紧缺、急用物资,应至少提前2日、持相关部门及总经理核批后的“物资采购申请单”与采购人员取得联系,以便及时备货、保证使用如遇总经理外出,由请购部门电话请示总经理同意后,如实逐项填写“物资采购计划单”,并在〃备注栏〃注明原因,方可采购,凡紧急请购的物资,必须在1-2天内补办审批手续具体流程如下部门采购员编制《生产物资采购计划单》一部门负责人电话请示总经理同意后一部门采购员一1-2天内按“物资采购计划单签批流程”补批手续3采购程序
3.1采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上
3.2采购员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价
3.3采购员要如实、认真、工整、逐项填写“物资采购计划单”中的各项目,不得虚填,不得空项,无法填写的应在“备注”栏内注明
3.4总经理对比价项进行核查、审查完毕后在《非、生产物资采购计划单》上的“总经理审批意见”栏确认合适供应商,并在下方“总经理”处签名(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单)
4、物资验收入库管理
4.1物资验收入库一般规定采购人员办理完采购手续后要及时跟踪物资的入库情况物资入库时,采购人员要协同保管人员与交货人、使用部门主管或质量管理部门办理验收手续,核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划、合同及购货凭证相符,检查包装封印是否完好,计量物资按净重验收,保管人员和采购人员应按验收单上的要求签字,以履行其职责仓库保管人员在验收过程中发现的问题,要及时通知物资使用部门和物资采购人员,并同时做出记录备案,分清责任,责任不清时严禁验收入库验收中的不合格物资,严禁接受,如出现工作失误或故意验收,保管人员负全部经济责任L4采购人员对款已付而货未到,或货到发票未到,应及时通知对方经办人,尽快查实情况2物资验收入库程序库管员对物资的数量、品种、规格、供货方等对应《非、生产物资采购计划单》进行验收,核实无误后开具《入库单》并在入库单上签字作为入库及验收合格依据对于急用生产物资,库管员须到现场进行入库验收,并依照物资出入库规定流程办理出入库手续具体流程采购员或供应商送货到库一库管员与《非、生产物资采购计划单》核对验收无误后开具《入库单》一部门负责人核实《入库单》签字一库管员入账3采购物资的发票入账流程发票一库管员将《入库单》附在发票后一部门负责人在发票上签字一财务部一总经理一财务入账
5、物资出库管理物资出库一般规定物资的领用、发放,需按“先进先出,计划供应,节约用料”的总原则进行发料,发货时要坚持一核对、二签字、三记帐、四盘点的程序,对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失,保管人员承担全部经济责任各部门领用材料时,必须填制“领料单”,由经办人和部门负责人签字,仓库保管员按签字后的领料单开出库单进行发货,并将领料单附在出库单的后面,填写出库单时必须按出库单规定的格式填写完整保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则,严禁先出货后补办手续和白条发货各部门领用材料时,应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写,不准在领料单上作任何改动,如填写错误必须重写L5各种物资材料的转让和外售时,需经公司分管领导和总经理审批,(经办人按购入物资成本,(含运费,采购费用等)另加管理费,进行对外报价),仓库保管人员凭财务部收款凭证,方可办理出库手续办公用品的领用各部门在领用办公用品时,一律凭部门月底填写的办公用品申请表中明细,由办公室主任审批,办理领用登记手续生产用原料、劳动工具、维护材料(包括设备配件等)的领用领用部门负责人审批,领用后做登记管理,工具统一采用“交旧领新”制物资出库后仓库保管员要及时登记账簿,仓库保管员按月要与成本会计核对账目,确保货物数量准确无误,成本会计按月向财务部填报物资进、销、存月报表,财务部相关人员要协同保管员和成本会计每月对货物进行实地盘点,做到账账相符,账物相符,账卡相符,卡物相符所有发料凭证、原始单据应由保管人员妥善保管,按月装订,发料凭证、原始单要按财务制度的保管时间和销毁程序办理,不可丢失,否则,应承担全部经济责任退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资;借领、借发物资;车间小库多余物资退库时,物资必须完好,物资退库单与原领料单内容要相同,物资退库时保管员要认真进行验收,因物资质量不合格退库,必须进行技术鉴定,出示有充分数据的检查证明方能退库,以便与生产厂家交涉退货
5.
1.11对超储物资应积极调剂,正常存储物资一般不予调剂,凡对外调剂的物资必须由物资采购人员申请,分管领导或总经理审批,其他任何人无权处理
5.
1.12严禁将物资借给外单位(个人)使用,违者罚款元,同时追回外借物资,追回物资磨损、损坏的,由责任人按价赔偿
5.2物资出库程序
5.
2.1领用部门必须持有符合规定、符合制度、签字齐全的领料单前往仓库领用。