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仓储管理制度第一章总则第一条为确保仓储物资的规范有效管理,提高仓储工作效率,特制订本制度第二条本制度适用于集团供应系统所属仓库的管理第二章物资入库流程第三条仓库保管员应在接到请购单位请购计划的当日完成审核提交工作,并根据采购计划,通过部门信息共享文件夹跟催临近采购到货期限而未到的物资,及时提醒各主办业务人员进行处理第四条物资验收与抽检要求
(一)物资到货接收时,仓库保管员必须要求供应商提供送货清单、该批物资的出厂检验报告,且进口物资必须有中文标识,材料不全的物资保管员应拒收
(二)仓库保管员按照送货清单上的名称、规格、数量及物资的感官质量进行验收,感官质量不合要求的物资应予以拒收
(三)对属标准件的物资,仓库保管员应按遥-5%的比例抽检,如发现有单个标准件数量不符合规定要求的,则此批物资均按少出部分的百分比进行扣减
(四)对非标准件物资要求全部称量,数量出现短缺的,应要求供应商按2-5倍给予折扣处理第五条仓库保管员在物资验收无误后方可给供货方出具收货单或在客户送货单回执联签收确认第六条仓库保管员在验收物资前要检查计量器具,保证其准确性物资验收必须严格遵循国家计量单位的规定,同一物资的计量单位必须统一,不得使用国家明令规定作废的计量单位(如斤、尺等)第七条感官质量不合要求、到货数量超计划10%以上的物资如需暂存,必须有部门领导签审同意后方可,并注明暂存期限;对暂存物资仓库保管员不可出具任何单据第八条仓库保管应在当日内将需经品管部检验的到货物资送检并配合品管人员的抽检取样工作第九条缴库时,仓库保管员应对照缴库单核对如下内容请购计划、收货记录、质检报告,核对无误后填写实收数量并对数量负全责特殊情况参照如下要求
(一)对于需由对应部门验质的物资(工程、基建、汽配),缴库时应有该类物资的验质人员在缴库单的“验收人栏”签字后方可入账;
(二)对于无需检验部门验收的物资,仓库保管员核对原请购单对到货物资的品牌、规格、材质或样品等要求后,由对应的业务员办理缴库;
(三)对某些大型设备、机械的缴库,必须由使用部门按照合同签订的试用期限进行试用后,由试用部门或工程部出具设备验收记录表,并经采购员或相关验质人员三方到场后办理缴库;
(四)对未经保管验收实物就直接被使用部门使用的物资,必须凭使用部门第一负责人签字的出库单缴库第三章物资出库流程第十条物资出库必需凭合格生效的出库单方可办理,出库单签审应由使用部门助理级以上人员或其指定代理人签审第十一条所有领用出库的物资必须为检验合格、让步接收、紧急放行范围内的物资,禁止发放处在待检、在检、不合格、过保质期状态下的物资第十二条对属让步接受或紧急放行的物资,出库时保管员必须在出库单备注栏上注明,以提醒领用部门在使用过程中随时关注质量情况检验合格物资在出库单上必须标注该批物资的质检报告号第十三条物资的调拨出库,参见物资调拨制度中相关出库要求执行第十四条所有物资出库都必须遵循先进先出的出库原则,对未遵循此原则而导致库存物资超期造成变质的,应对保管人员全额索赔第十五条新品商标、包材、辅料、季节性促销用品等物资,请购单位须一次性全部出库销售物资出库时应凭销售专用单、财务收据并经部门负责人签审后方可发货第十六条对大型设备、机械类等贵重物资的出库,如有质保书、说明书等,还须在出库单备注栏注明“质保书、说明书等随物件一并出库”字样第十七条亚硝、氢氧化钠等危险品出库时一,应严格执行有毒有害及危险品出库管理规定,必须有完整的有毒化合物领用发放记录第四章物资保管要求第十八条仓库管理员应严格按IS09001程序管理库存物资,不同状态下(待检、在检、合格、不合格)的物资应在对应区域的库位存放并做好相应标识第十九条仓库物资应做到三清(材质清、数量清、规格清)、三齐(堆放齐、码垛齐、排列齐)、五防(防火、防窃、防尘、防鼠、防霉变)第二十条有毒有害化合物资的管理,如亚硝,氢氧化钠等危险品必须有专人、专柜保存第二十一条鲜货、冰鲜产品及其它有特殊保管要求的物资必须在到货后及时通知请购单位领用,如因通知不及时所造成的损失由保管员承担第二十二条储存温度有要求的物资必须储存于相对应的空调库位,同时每天上下班时检查库温并做好记录具体参照以下标准
(一)原料(肉类及副产)的贮存温度为T5C温度偏差为±2℃湿度95%〜100%;
(二)鸡蛋、鸭蛋、皮蛋若储存不超过3天的可存放在阴凉通风的环境下,若较长时间储存(不超过14天)的必须存放在0℃〜4℃冷库内;
(三)常规辅料、干燥香辛料灯无特殊要求的物资在常温下存储即可,但必须保持仓库干燥并具有良好的通风条件;磨碎的香辛料必须桶装且密封好;新鲜香辛料要保存在通风、干燥、避光的条件下
(四)包装袋、肠衣(包括塑料肠衣、PVDC肠衣、胶原肠衣、动物肠衣等)、包装膜、标贴存放温度不得超过25℃且仓库必须保持干燥;第二十三条所有袋装、箱装的物资在移动时,须保持完整,保证物资不受污染,所有散装物资必须全部密封保存第二十四条需周转性容器盛装的物品(如香油、酱油),每次灌装时要将桶内清洗干净;且保管应定期督促业务人员和供应商对盛装容器进行调换第五章仓库基础管理机、火柴、汽油、煤油等物品)第二十六条禁止任何客户进入仓库第二十七条仓储管理人员不得以任何形式对外公布仓库物资的品类、存量、日用量、生产供应商等信息,违反的按公司相关保密制度处理第二十八条物资码放必须结合库位(指二楼以上)的承压标准,杜绝超标堆码,确保人身和物资财产的安全第二十九条常温库必须保持良好的通风,库管人员下班前必须保证门窗关严锁好以保证物资安全第三十条仓库内的电动叉车必须由专人操作、保管、定期维护,严禁超载装卸第三十一条仓库管理员应对仓储现场定期进行清理打扫,做到走道通畅、地面清洁卫生不留卫生死角,保持良好的仓贮环境第三十二条仓库管理员不得接收任何单位或个人的馈赠或回扣,否则视情节轻重按公司制度给予处理第三十三条仓库管理员应每月对仓库进行一次安全大检查,对可能产生的各类安全隐患及时予以整改,对职责范围内无法解决的问题应提交安全检查报告到上级主管领导处协调处理第六章账务、仓库信息管理第三十四条仓库管理员必须每月对所属仓库物资进行一次全面盘点(可结合财务抽盘一并进行),盘点结果应有书面记录对盘点过程中出现的不正常损溢应及时上报采购中心,同时仓库保管员应对所管辖仓库储存(包括暂存)物资的数量、账务的准确性全权负责第三十五条仓库管理员每天下班前应将当天所发生的出入库单据录入电脑台帐,并对所属仓库留存联分类整理归档,对出入库单会计联应及时传递给财务部门第三十六条仓库管理员必须在规定时间内对部门、处室要求反馈的各类信息资料(包括紧急物资跟催、到货记录、积压物资处理、不合格物资反馈、周考核通报等)及时反馈第三十七条仓库管理员原则上不得随意离开办公地点,确实需要离开,必须在留言板上留言说明去向、时间、电话号码,并保持信息畅通第三十八条仓库管理员应积极主动协助、督促公司或相关请购单位处理积压物资第七章仓储交接管理第三十九条仓库管理员岗位变动时必须进行交接,交接期限为一周(七天)第四十条仓库交接包括以下内容
(一)账务交接包括库存、未缴库、不合格、暂存等物资的数字、台帐交接;
(二)档案交接包括出入库单、调拨单、让步接收、紧急放行、批文、报告等;
(三)固定资产交接包括所有登记在案的固定资产如办公桌椅、电器、计算工具等;
(四)疑难问题交接包括前期遗留问题和未处理完毕的问题交接;
(五)其它事项交接包括近期的计划及跟催事宜、岗位技能及合理科学的操作方法、人员的熟悉等;
(六)交接方法双方以书面形式进行交接,由双方签字确认,并经处室负责人或部门负责人审核通过,书面交接一式三份,由三方存档;
(七)问题总结及责任分担
1、新上岗人员必须在上岗一周内将前期所有问题总结,同时提出改进思路;
2、交接前原因出现的问题,如已交接,由交接方承担30%的责任,接收方承担70%的责任;如未交接,但接收方在一周内提出的,交接方承担60%的责任,接收方承担40%的责任;如未交接且接收方一周内未发现,双方各承担50%责任第八章附则第四十一条本制度为集团行业管理制度,本制度解释权归集团采购中心,监督执行权归总经办、采购中心第四十二条本制度自颁布之日起正式执行,前期相关规定自行废止,未尽事宜将另行补充精品文档精心整理仓库管理工作流程
一、入库管理流程
1、库管员根据已审核的《采购订单》内容准备产品收货
2、厂家送货到达后,厂家提供《送货单》给库管员,《送货单》应清晰显示送货单位名称、送货单位印章或经手人签名、货品的名称、规格、数量、采购订单号库管员将《送货单》和对应的《采购订单》相核对相核不符者拒收相符者库管员以《送货单》和《采购订单》验收货品,收货量大于定购量时,库管员要通过内勤经理同意或总经理的通知后才能超量收货
3、仓库管理员收货无误后,在《送货清单》上签收,并加盖收货专用章,一联自留,一联交对方
4、库管员开具《收货单》,并由仓库主管审核生效《收货单》一式三联,经内勤和库管员签字加盖收货专用章后,第一联存根自留,第二联交销售内勤,第三联、连同送货单位的《送货清单》同时交财务
5、包装成品入库,以对应的《预包装出库单》为依据收货,仓库管理员核实货单无误后开具《包装成品入库单》,注明原《预包装出库单》号,并经总经理审核生效
6、库管员根据《收货单》或《包装成品入库单》更新库存帐
二、出仓管理流程
1、库管员根据业务或客户持《销售单》和对应的《出库单》出库或发货,并由库管员、送货人员或客户签字,(《销售单》一式四联,第一联存根内勤自留,第二联交财务,第三联交库管员出库,第四联交客户)
2、库管员根据内勤《预包装产品出库单》出库产品,预包装产品出库单一式二联,内勤自留一联,第二联交库管员
3、库管员根据《销售单》或《预包装产品出库单》更新库存帐
三、财务与内勤管理流程
1、内勤审核客户传真来的《销售订单》,并查询当前仓库库存情况若库存不够,需要马上向厂家订货,若仓库有货不需要向厂家订货,就将《销售订单》传给仓库,由仓库备货装箱
2、内勤确认客户货款状况若客户已打货款,则开出《销售单》并签名盖章,然后传给仓库,库管员凭此《销售单》发货若客户货款未到,则等待客户货款到帐后再开《销售单》
3、财务对内勤传回的《销售单》进行价格、数量等审核,冲减相应的库存和增加商超应收款
四、仓库盘点流程
(一)盘点准备
1、财务部将盘点日前已经审核生效的单据记帐
2、仓库主管组织仓库人员对货品进行分区摆放以便于盘点
3、财务部准备盘点表,指定每一个存储区域的盘点负责人,要求每一个区域都有相应的盘点员和财务复核人员,由财务人员担任该区域的盘点组长
4、每月30日上午8:30开始盘点,仓库冻结库存的收、发移动操作
(二)盘点进行
1、由仓库人员进行盘点,财务人员进行复核,
2、出现差异仓库自查原因,仓库主管对该区域货品进行重新全盘经复盘通过的《盘点单》由财务部审核,并打印一式二份,由仓库主管、财务主管签字,各持1份
(三)盘点后期工作
1、财务将已审核《盘点表》导出为进、出仓单,电脑自动生成《盘盈单》和《盘亏单》
2、库管员查找盘盈盘亏的原因,并将《库存盘点汇总表》和差异原因查找报告交财务主管复核
3、财务部据审批结果审核《盘盈单》和《盘亏单》,报总经理审批后,调整库存帐
(四)盘点其他规定
1、参加盘点工作的人员必须认真负责,货品单位必须规范统一;名称、规格必须明确;数量一定是实物数量,真实准确;绝对不允许重盘和漏盘由于人为过失造成盘点数据不真实,责任人要负过失责任
2、对于盘点结果发现属于实物责任人不按货品要求收发及保管财物造成损失,实物责任人要承担经济赔偿责任。