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工程施工监理合同管理措施合同管理工作在项目管理中居核心地位,监理工程师应了解与掌握合同内容,对合同双方的执行情况进行跟踪管理,认真进行调查与记录,熟悉各类合同问题的处理程序,对双方出现的合同纠纷要及时处理,督促检查施工单位对合同目标实施项目监理部必须紧紧依据合同条款,围绕双方对施工合同的约定,主动协调各方关系,转化各种不利风险,最大限度地维护工程建设方的利益,发挥合同在项目监理工作中的法律保护作用工程项目的实施和管理的全部工作都可纳入合同管理范围内,合同中明确了工程项目的质量、投资、进度目标和双方的责、权、利关系,合同管理贯穿于工程实施的全过程和各个方面,因此它对整个项目的实施起到了至关重要的作用在现代工程中,没有合同意识则项目整体目标不明,难以形成有系统、高效的管理,项目难以顺利按时、优质、iWj效的完成
一、合同管理目标根据本工程监理招标文件及我公司的现场勘察,经初步分析,我公司将运用成熟、有效的合同管理方法和手段,以确保实现如下合同管理目标
1、合同管理以法律为依据,在合法的前提下最大限度地通过合同手段维护业主的合法利益4在施工过程中,监理工程师在监督检查分包单位的合同履行情况时,将同时检查承包单位是否履行了施工单位的责任与义务是否对分包单位按规定进行管理5监理工程师监督材料采购合同的订立,协助建设单位对材料、设备供货商进行审查对采购合同中技术参数的内容,根据相关的规范、规定加以明确6监理工程师对进场材料、设备做全面的检查和核验对认为有缺陷或不符合合同要求的材料、设备,监理工程师将不予签认并要求在规定的时间内将材料运出现场对于由此引起的费用增加不予签认7及时对材料、设备采购合同执行情况进行分析从投资、进度和质量控制的角度进行全面分析,防止由于采购合同执行的原因造成施工合同不能全面履行8在施工过程中如发生设计变更,将对施工进度产生很大的影响,因此监理工程师在可能的范围内应尽量减少设计变更9工程承包合同履行过程中,建设单位或监理单位因对方不履行或不完全履行既定义务,或者由于对方的行为使权利受到损失的情况发生时,监理工程师将站在公正的立场上按合同规定要求不履行合同一方按相关规定予以补偿损失,做好费用索赔的处理10监理工程师确认工程发生合理的延误时,由工程师根据发生事件的具体情况和工期定额、合同等的规定进行确认经监理工程师确认的顺延工期应纳入合同工期作为合同工期的一部分,如果施工单位不同意监理工程师的确认结果,则按合同规定的争议解决方式处理11当合同履行过程中,有违约情况发生时,监理工程师将根据合同中有关违约责任的条款,进行深入细致的调查分析,要求责任方按规定方式承担违约责任12当合同履行过程中发生争议时,监理工程师将促成合同双方和解或由主管部门调解,同时将督促合同的继续履行,保持施工连续,保护好已完工程13施工合同订立后,由于某种原因或者没有履行或者没有完全履行,同意解除合同,合同解除后,监理工程师督促双方按预定的结算和清理条款执行,承包单位应当妥善做好己完工程和己购材料、设备的保护和移交工作同时要求有过错的一方赔偿因合同解除给对方造成的损失
4、事前控制.熟悉合同条款,要求施工单位严格按合同办事.按合同规定的条件,如期提交施工现场,使本工程各项目能如期开工,正常连续施工,不要违约照成索赔条件.按合同要求,按期、保质、保量的提供由建设单位供应的材料、设备到现场,不要违约造成索赔条件.按合同要求,及时提供设计图纸技术资料,不要违约造成索赔条件
5、事中控制.按合同规定,及时答复施工单位提出的问题和要配合解决的问题,不要造成违约给施工单位索赔的条件.施工单位提出的索赔(原因有资金投资不足,并不能及时到位,业主图纸未及时到位,甲供的工程材料未及时到施工现场,现场施工与设计图纸有矛盾)要依据合同条款公正处理
3.建设单位提出索赔(原因有资金调用失控,采用的工程材料产品质量差,出现施工质量问题,人力、技术力量不足),要依据合同条款公正处理
6、事后控制根据合同要求搞好竣工决算方面的监理工作
七、合同管理的过程
1、施工前期通过合同手段进行设计审核,督促设计方进行必要修改,保证
(1)符合业主要求;
(2)符合法规要求;
(3)符合造价预算要求;
(4)符合进度要求;
(5)文件完整性满足质量要求,消除设计出图和图纸发包要求之间的距离
2、招标阶段
(1)使用下列标准选择适用发包方法1)风险管理;2)不同方法的优点和缺点;3)对造价的影响;
(2)发包形式一般为1)施工总承包;2)平行发包;3)总承包加指定分包
(3)选择发包策略前,包括1)发包,可建性问题和建议;2)经济有效的施工技术;3)材料系统的可用性,质量和价格;4)设计出图和发包方法一致
(4)根据项目特征必采用合适的合同形式,合同形式分为1)总价合同2)不可调总价合同;3)可调值总价合同;4)单价合同;5)估算工程量单价合同;6)纯单价合同;7)成本加酬金合同;8)最高限额总价合同
(5)长期预制项目发包管理1)确定业主先期采购的设备材料和其他项目并制定采购计划程序;2)建立管理合同人员组织要求;3)跟踪管理已编制现金流量预测;
(6)确定主要承包单位和长期制作部件承包单位的选择,如可分为1)地下结构承包单位的土方工程;2)地下结构材料;3)承包单位、分包单位选择指定程序4)招标前期管理列出具体标段需要标准和专业;编制已知和潜在投标单位名单;审核投标单位财务状况和已建和在建工程质量;向业主汇报对潜在投标单位发投标预审问题单,包括以下问题:公司营业额;目前承担合同总额;目前承担过量大项目;承包单位是否意向递交投标文件;合同期可否接受;现场启动;是否用本身资源或分包5)管理资格预审组织预审答疑会,包括以下项目的审核合同一般范围和条件;初步图纸和说明;总体进度小结;报价单;安全文明施工措施;用工关系大纲;质量管理大纲;预审会日程;特别要求大纲;6)编制合同文件在发出标书之前,编制招标文件,包括:邀标书;招标合同范围介绍;招标须知;一般条款;特殊条款;合同修订格式;合同方案;方法说明;质量管理;安全文明;用工关系;图纸清单;工程量清单或价格表;反通连声明;履约保涵;地质报告;环境污染报告;安全文明施工总承包单位编制现场制度,和分包单位一致,其和相关具体标准和作业目标一致
3、施工过程合同管理施工过程中的合同管理将体现在投标人如何运用各种管理方法和手段,以合同为依据协调各方利益,发现出施工指令,解决施工中的争议,合同管理将涉及施工质量进度和投资三个方面1依据合同规定组织现场会议,组织设计交底,依据合同向承包单位发放设计施工图纸2审核专业分包单位的施工图纸3依据合同规定进行已完工程验收和现场材料检验4依据合同按时发出各项施工指令5依据合同向承包单位签发整改通知6在工程竣工时代表业主发出缺陷责任证书7做好文件记录工作,使各项指令均能以书面形式及时明确地发出8依据合同规定审核承包单位提交的进度计划并加以监控9依据合同审核施工完成情况,审核承包单位的中期请款报告10依据合同代表业主向承包单位签发付款证明11审核施工变更申请,签发变更令12解决施工争议和承包单位的索赔13依据合同审核竣工财务报表,签发决算证明14保修期满后向承包单位支付保留金
八、合同交底
1、合同交底的必要性1合同交底是监理班组和管理人员了解合同、统一理解合同的需要合同是当事人正确履行义务、保护自身合法利益的依据因此,监理班组全体成员必须首光熟悉合同的全部内容,并对合同条款有一个统一的理解和认识,以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误由于监理班组成员知识结构和水平的差异,加之合同条繁多,条款之间的联系复杂,合同语言难以理解,因此难于保证每个成员都能吃透整个合同内容和合同关系,这样势必影响其在遇到实际问题时处理办法的有效性要和正确性,影响合同的全面顺利实施因此,在合同签订后,合同管理人员必须对监理班组全体成员进行合同交底,特别是合同工作范围、合同条款的交叉点和理解的难黑2合同交底是规范监理班组全体成员工作的需要界定合同双方当客人业主与监理、业主与承包两的权利义务界限,规范各项工程活动,提醒监理班组全体成员注意执行各项工程活动的依据和法律后果,以便在工程实施中进行有效的控制和处理,是合同文底的基本内容之一,也是规范监理班组工作所必须的由于不同的公司对其所属监理班组成员的职责分工要求不尽一致,工作习惯和组织管理方法也不尽相同,但面对特定的项目,其工作都必须符合合同的基本要求和合同的特殊要求,必须用合同规范自己的工作,要达到这一点,合同文底也是必不可少的通过交底,可以让内部成员进一步了解自己权利的界限和义务的范困、工作的程序和沦律后果,摆正自己在合同中的地位,有效防止由于权利、义务的界限不清引起的职责争议,提高合同管理的效率3合同交底有利于发现合同问题和合同风险的事前控制合同交底就是合同管理人员向监理班组全体成员介绍合同意图、合同关系、合同基本内容、业务工作的合同约定和要求等内容,它包括合同分析、合同交底,让交底对象提出问题、再分析、再交底的过程,因此它有利于监理班组成员领会意图,集思广益,思考并发现合同中的问题,如合同中可能隐藏者的各类风险、合同中的矛盾条款、用词含糊及界限个清条款等合同交底可以避免直到工作过程中才发现问题时带来的措手不及和失控,同时也有利于提高项目部成员,提高合同风险防范意识,完善合同风险防范措施4合同交底使合同管理的程序、制度及保证体系落到实处合同管理工作包括建立合同管理组织、保证体系、管理工作程序、工作制度等内容其中比较重要的是建立诸如合同文档管理、合同跟踪管理、合同变更管理、合同争议处理等工作制度,其执行过程是一个随实施情况变化的动态过程,也是全体项目成员有序参与实施的过程,每个人的工作都与合同能否按计划执行密切相关因此,监理班组管理人员都必须有较强的合同意识,都必须在工作中自觉地执行合同管理的程序和制度,并采取积极的措施减少工作失误和偏差为实现这一要求,在合同实施前进行详绍的合同交底是必要的
2、合同交底的程序合同交底是公司合同签订人员和精通合同管理的专家向项目部成员陈述合同意图、合同要点、合同执行计划的过程,通常可以分层次按一定程序进行层次一般可分为二级,即公司向监理班组负责人交底,监理班组负贵人向其所届执行人员交底这二个层次的文底内容和重点可根据被交底人的职员有所不问根据多年的实践和研究,认为按以下程序交底是有效可行的1公司合同管理人员向监理班组负责人进行合同交底全面陈述合同背景合同工作范困、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理,并解答项目负责入及项目合同管理人员提出的问题,最后形成书面合同交底记录2监理班组负贵人或向其所属执行人员文底陈述合同基本情况、合同执行计划、合同风险、防范措施等,并解答各职能部门提出的问题,最后形成书面交底记3监理班组将交底情况反馈给合同管理人员由其对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施进行进一步修改完善,最后形成合同臂理文件,下发各执行人员,以指导其工程活动
3、合同交底的内容
2、合同管理以该项目的实际情况为出发点和突破点,保证项目在实现质量、进度、成本三大目标的前提下顺利竣工并投入使用
3、合同管理以预防为主,减少甚至避免纠纷和索赔的发生,在发生纠纷、索赔时最大限度地保护业主利益
4、最大限度地将监理工作中的各种问题纳入到合同管理的范围中,使参与项目建设的任何一方都能以合同为依据,享有权利,履行义务,共同保证本工程项目的顺利竣工和投入使用
二、合同管理关系合同管理是对工程建设项目合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查,对合同争议纠纷进行处理和解决,以保证合同依法订立和全面履行本公司将严格根据法律、法规和合同的要求,运用组织、引导、控制等手段,促使参与工程建设的各方,依法签订、履行、变更合同和承担违约责任,减少和避免合同纠纷的发生,制止签约方利用合同进行违法活动,保证项目顺利进行,在公平、合理的情况下最大限度地保护工程项目业主的利益
三、合同管理的内容1制定项目合同网络图;2审核合同文件及其补充协议;3参与合同谈判,制定合同谈判方案、策略;4协助业主完成合同、补充协议的签署工作;5合同履行、文件记录的起草、审查;6合同履行、文件记录的收集、整理;合同交底是以合同分析为基础、以合同内容为核心的交底工作,因此涉及到合同的全加内容,特别是关系到合同能否顺利实施的核心条款合同交底的目的是将合同目标和货任具体落实到各级人员的工程活动中,并指导管理及技术人员以合同行为作为准则合问交底一般包括以下主要内容1工程概况及合同工作范围;2合同关系及合同涉及各方之间的权利、义务与责任;3合同工期控制总目标及阶段控制目标,目标控制的网络表示及关键线路说明4合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序5合同对本工程的材料、设备采购、验收的规定;6投资及成本控制目标,特别是合同价款的支付及调整的条什、方式和程序7合同双方争议问题的处理方式、程序和要求8合同双方的违约贸任;9索赔的机会和处理10合同风险的内容及防范措施;11合同进展文档管理的要求合同交底是合同管理的一个重要环节,需要各级管理和技术人员在合同交底前,认真阅读合同,进行合同分析,发现合同问题,提出合理建议,避免走形式,以便合同管理有一个良好的开端
九、合同管理重点
1、索赔及索赔管理现代的工程承包一种风险承包在施工过程中的风险通常包括以下情况1物价上涨或通货膨胀2国家的政策、法令、法规的变更或修改3施工中出现的现场与施工不符的情况4业主未及时提供施工的外部条件和未能及时付款5监理工程师的原因6其他不可抗力合条款中的施工索赔是指当条款所对应的风险发生时,即出现与在包商的承包条件不符情况,意味着合同发生变更,但索赔的是合同变更的法律后果,而不是违约的法律后果,索赔条款及索赔程序在合同中的设立将7降低承包的报价,索赔条款的设立使报价中的风险费用由承包单位掌握为业主掌握8有利于加强合同管理9针对以上风险,防止或减少索赔的发生,投标人将力求做到10做好施工前准备11认真审核图纸12选择合适的分包模式13完善合同条款14投标人监理班组清楚了解合同条款,防止因错误指令而造成的施工索赔15作好监理施工记录16施工指令及发出日期17资料征询单及发出日期18材料进场记录19施工日志20气象资料21现场照片22施工进度计划23整改记录等
2、变更管理及指令变更管理是施工中合同管理的另一重要内容投标人将依据合同条款处理施工中的变更,签发施工指令1建立变更管理程序系统2根据变更情况,分析变更对工期、质量和费用的影响3审核承包单位的变更申请4代表业主向承商商发变更令
十、减少合同纠纷的措施.复查合同文件,预先解决合同文件的矛盾和歧义合同管理工程师在开展工作之前应认真研究合同文件并进行复查,找出合同各种文件存在的矛盾或含糊不清之处如合同通用条件和专用条件之间的差异、技术规范与施工图之间的不同、遗漏和矛盾、勘察设计资料与实际工程水文和地质条件之间的差异等,应尽快做出合理解释以书面形式通知业主和承包人,避免双方在合同执行期间由此产生的纠纷.及时提供确切无误的有关资料要按合同规定时限和程序向承包人提交应得资料,包括图纸、变更令、通知、指令等,避免因工作失误产生合同纠纷监理工程师在全面研究合同文件后,应对资料提供时间、程序和备忘录等做出规定并在资料提交给承包人前,组织有关专业的监理工程师复查,确保资料准确无误.给承包人工作提示关注和预测可能发生的意外风险和不可预见的障碍,较早地给予承包人提示如提示详细调查地下管线分布,对地质情况异常进一步验证,注重某一阶段的气象情况等,使承包人及时采取措施以避免工程的延误.提示业主按期完成应尽义务监理工程师要做好业主的参谋,及时提示业主按照合同规定的时限完成拆迁,提交永久占地(临时占地)和设计图纸,支付工程款等各项合同义务,避免因业主工作失误产生合同纠纷.加强计划管理批复承包人进度计划时要有一定的预见性和留有余地在工程实施期间,应关注承包人的月度进度计划的执行情况,及时调整施工安排,避开可能发生的延误事件如果延误事件无法避免,应迅速提出减少承包人可能遭受损失的措施.协调承包人之间的交叉作业在工程施工期间存在着和各合同段承包人之间相互合作,交叉作业的问题,并可能因此产生对双方不利的影响监理工程师可以通过施工方案和进度计划的调整在时间和空间上避免双方的冲突或干扰.及时、准确处理延期和索赔对于承包人延期和索赔的要求,监理工程师要及时准确地提出处理意见,以便承包人能合理安排后续工作,避免延期或索赔事件延续7合同执行情况检查、分析、总结;8工程变更、索赔处理;9合同交底、解释、合同争议处理;10合同资料的整理、归档
四、合同管理的原则
1、合同管理在工程实施的全过程中,无论是业主、总承包商、设计还是监理单位都必须遵守全面履行和实际履行的原则,切实维护合同严肃性、权威性、各方都应做到“重合同、守信誉”,使得工程实施始终处于良好的在合同约束下的管理状态之中
2、监理工程师还应采取预控在先,深入调查的方法,经常根据合同执行情况及施工中违反合同的问题,及时通过不同方式如会议、通知、函件督促和纠正总承包商、业主违反合同约定的行为和提前向业主和总承包商发出预示,防止各方行为有偏离合同事件的发生
五、合同管理的方法
1、合同做为一种法律行为把参与工程建设的各方有机地联系起来要做好监理工作,必须首先搞好合同管理,以合同条件约束各方行为,以合同条件协调各方关系1协助业主拟定项目的各类合同条款;2对合同情况进行跟踪管理;3协助业主处理有关索赔事宜;4协助解决合同纠纷即合同管理工作包括了合同起草、合同洽谈、合同签订、合同跟踪管理,索赔及合同纠纷处理等
2、施工合同的签订1合同体系与类型施工承包合同的总类很多,计价方式也是多种多样的,因本工程规模较大,为便于管理,确保工程质量,建议采用总承包的方式招标对于专业技术要求较高的分项,如深基坑护支护、土石方等,如要业主有专门要求也可采用指定分包的方式发包因目前施工图设计已基本完成,为便于投资控制,建议采用固定总价合同,采用固定合同的关键是发包时要明确所有设备型号、装修材料等技术标准2合同的签订原则施工合同是保障双方权益,约束双方行为的法律文件,因此,签定合同时必须遵循以下原则1依法原则必须根据《中华人民共和国合同管理办法》等有关法律法规2严肃性原则合同把当事人的权利、义务、责任以法制的形式规定下来,当事人必须自觉遵守合同3等价有偿原则双方当事人具有平等的经济法律地位,平等地享有经济权利,平等地承担经济义务4严密性原则工程的建设周期长,耗资额巨大,涉及面广,为减少纠纷,合同条款应细致严密,尽可能面面俱到5)强制性原则施工合同一经签定便具有强制性,当事人必须严格履约,否则就要承担经济、法律责任6)协作性原则工程的建设需要业主与承包单位共合作来完成,协作是前提、合同是保证
(3)招标与合同的起草洽商承包单位的选择应采用招标方式进行施工承包合同既有经济、法律特征,也有一定的技术特征故施工承包合同的起草与完善都应有技术人员和法律顾问参加,其内容和形式应既符合法律规定又能保证工程的顺利进行
3、合同的跟踪管理
(1)对合同本身的管理首先,监理班子中应有专人负责合同保管;其次,合同关于质量、工期、资金等事项的限定条款要与三大控制结合起来,以合同对控制目标进行控制;第三,现场监理人员要熟悉合同内容,以合同条款约束承包单位(也包括对业主的约束)
(2)利用合同进行工期管理1)按施工合同规定,要求承包单位在开工前提出分月、分段的施工进度计划,并加以审核批准;2)按照进度计划对实际进度进行检查;3)对影响进度的因素进行分析督促责任方(承包单位或业主)尽快解决;
(3)利用合同进行质量管理1)检验工程使用材料、设备质量,务必达到合同规定的质量要求;2)检验工程使用的各种构件、制品的质量;3)按合同规定的规范、规程监督检验施工质量;4)按合同规定的程序和标准,验收隐蔽工程和需要中间验收的工程的施工质量5)验收单项竣工工程和全部竣工工程的质量;
(4)利用合同进行投资管理1)按合同要求对工程质量和进度进行计量,签署付款凭证;2)审查工程价款和工程竣工结算;3)审查承包单位的索赔申请,驳回或部分确认
4、索赔的处理索赔是指施工合同履行过程中,合同一方因另一方不履行或不适当履行合同义务,遭受到损失而向对方提出的补偿要求因为业主掌握着付款的主动权,故业主向承包单位的索赔往往容易处理,监理方处理最多是承包单位向业主的索赔,承包单位向业主索赔有财务索赔和工期索赔,不论那种索赔,都应公正合理地处理
(1)承包单位索赔成立的条件1)承包单位的损失是由业主的过失造成的;2)非有经验有承包单位能预料的自然灾害造成的损失;3)其它非承包单位责任的意外事件造成的;4)产生的损失非承包单位故意所为;5)合同规定可以索赔的内容;6)索赔证据必须具有真实性、全面性、和及时性
(2)正确受理索赔确非承包单位责任造成承包单位损失的要分别不同情况,按合同约定给予适当补偿一般原则如下1)业主原因引起的损失全额补偿(资金、工期)2)自然原因引起的损失,原则上只补偿工期,不补偿停、窝工的经济损失3)遇以属于有经验的承包单位可以预见一般性自然灾害引起的损失(如正常水量的降雨,使得水泥浸水引起的损失)不予补偿4)索赔额度不得重复计量;5)如承包单位提供图纸比合同规定晚了三天,这三天中有两天大雨不能使工,承包单位提出索赔三天工期和三天窝工费,这就有重复计算正确的计算方法是补偿三天工期,补偿一天的窝工
(3)防止索赔的措施1)严格执行合同,预防本方违约加强合同管理,严格按合同办事,不违约使对找不到索赔理由2)先发制人,首先提出索赔在施工过程,违约事件发生,往往与双方都有关,在此情况下,业主可先提出索赔要求,以取得主动3)出现索赔事件后,做两手准备即在应付对方索赔的同时,应积极收集证据准备向对方反索赔
(4)反索赔反索赔可以减少或防止损失,可在履行合同过程中争取主动还可以在反赔的过程中发现向对方索赔的机会反索赔的一般措施有1)反驳对方的索赔报告找出证据,证明对方索赔报告不符合实际,不符合同条款,计算不准确等,以免除或减轻为主责任,避免或减少损失2)向承包单位提出索赔要求,以对抗对索赔,求得双方互作让步,互不支付
六、合同管理的措施
1、组织措施a、建立并完善监理组织,健全职责分工及有关制度,落实合同管理的责任b、编制本工程合同管理工作计划c、建立工程合同变更、工程暂停等合同纠纷的处理制度,明确审核处理责任
2、技术措施a、协助业主签订一个好的合同,合同中的各项条款,字斟名酌不出现不利于业主的条款并参与合同修改,补充工作b、严格控制施工单位的转包和分包,严禁不合法的转包和分包C、熟悉掌握本工程所有合同的各项条款要求,严格按合同进行监理工作d、做好合同管理的预控工作,针对有可能发生合同争议及纠纷的部分做好预测,采取对策,减少施工单位提出各类索赔的可能
3、经济措施a、按合同编制资金使用计划,确定、分解投资控制目标b、按合同要求支付工程款,严格控制合同外工程款的发生
4、合同和信息措施a、做好合同执行情况记录,保存所有合同文件,注意收集积累素材,为正确处理可能发生的索赔提供依据b、收集有关合同信息,进行分析比较,提供给建设单位,为他们的决策提供依据
5、在合同管理工作中要认真做好合同分析,对工程承包、共同承担风险的合同条款、法律条款分别进行仔细的分析解释同时对合同条款的更换、延期说明、投资变化等事件进行仔细分析对于那些与建设单位有关的活动都必须分别存档,以防漏项合同分析和工程检查等工作要同工期联系起来它是解释双方合同责任的依据1项目监理部将安排专人负责合同的管理工作,建立合同管理组织机构2工程的合同进行登记造册,分类管理,建立合同数据档案3监理工程师将对合同双方进行有效的协调和监督保护合同当事人的合法权益。