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标准采购作业细则□请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下
(一)常备材料生产管理部门
(二)预备材料物料管理部门
(三)非常备材料.订货生产用料生产管理部门.其他用料使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立、递送
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订),请购单(内购)(外购)〃附请购案件寄送清单〃送采购部门
(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购
(三)紧急请购时,由请购部门于请购单〃说明栏〃注明原因,并加盖紧急采购〃章,以急件卷宗递送
(四)材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于请购单〃上注明试车检验〃及预定试车期限〃
(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况,填制、请购单”提出请购第三条免开请购单部分
(一)下列总务性物品免开请购单,并可以总务用品申请单〃委托总务部门办理,但其核决权限另订,其列举如下.贺奠用物品花圈、花篮、礼物等.招待用品饮料、香烟等.书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等.打字、刻印、报表等
(二)零星采购及小额零星采购材料项目第四条请购核决权限
(一)内购XX公司采购作业实施细则第一章总则第一条目的为使采购作业有章可循,规范采购作业事务,提高采购成效,特制订本细则第二条要求.采购对象采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价,以供选择时参考.价格质量以合理价格购取较高品质材料.时限配合使用部门需要日及需要量,联络厂方即时供应第三条采购方式采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素,选择最有利的采购作业方式办理采购作业.定期合同采购对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料,可选用本方式办理.特约厂商采购对于用量、费用不太高的单项材料,可简化采购作业,由采购部门择定特约厂商,介绍使用部门径向该厂洽购但在付款前应送采购部门审核,不高于市价时予以付款.一般采购不适用于前述采购方式者可按本方式采购,程序如下采购部门按请购部门提出的请购单,逐笔询价、议价,并了解交易条件后订购第四条采购期限精品文档可编辑的精品文档.采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购为达到这一要求,掌握适当采购时机,采购部门应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限,呈总经理核准后公布实施原则上应以供货合约拟明的交货期限为准,加计请购呈批及验收所需时间.原订采购作业处理期限变更时,采购部门应专函报告具体原因,呈总经理核准后,通知各有关单位,以利于存量管制及适时提出请购第五条核批权限特约厂家采购项目由总经理核批,涉及资金超过X义元呈总经理核批第二章供应厂商第六条各项材料的供应商至少应有3家,各家背景及交易资料应记载于“供应厂商资料卡”存档备用对于未达本公司标准的材料,采购部门应开发新供应商,或报送主管部门拟订开发计划第七条新供应商的开发,由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后,填制供应厂商资料卡呈总经理核准后,列为备选厂商第八条对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定届时由采购部门以签呈方式说明原因,送生产管理部门复查,并呈总经理核准后,通知对方第三章采购作业第九条询价作业.采购部门收件人员收到“请购单”或“外购单”时,即加盖收件章,转采购经办人员办理询价作业.各采购经办人员收到“请购单”或外购单”,应先判断请购材料品名、规精品文档可编辑的精品文档格、需求日期、数量等是否填写明确,有无供应厂商报价对于资料填写不全或规格不详者,注明“填单异常,说明欠详等字样后退请购部门修订.询价程序1由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象,独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外,并填记在“请购单”上2对于加工合同采购项目,采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来,作为议价参考3采购经办人员询价时,应将询价截止日期填注于“请购单”内以便通知供应厂商4采购经办人员于通知厂商报价后,应紧跟催进度.询价完成后,采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购经办人员,据以议价.若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同,采购助理人员可将全部资料填制“采购事务征询单”,连同有关报价资料送请购部门签注意见签注完成后送交采购经办人员按请购部门意见处理,必要时重新询价第十条议价作业.采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时,应结合会签结果、各厂商报价,查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情,经成本分析后,拟订议价对象、议价策略及拟购底价并报告有关主管,以供议价之用.议价1议价时除注意质量、价格外,还应注意交货期有无保证,能否向厂商争精品文档可编辑的精品文档取分期付款等//公寸华田去去bW/出好公立公£+华%”拈、Z吕k;史升.由采购经办人员于“请购单”上填记订购日及约定日,再交由采购助理人员填制采购联络函,寄送厂商将“请购单”第二联送材料库以待收料.预付定金或采购金额较大,或有附带条件的采购项目,采购经办人员应先与厂商订定供销合同书合同书正本两份,一份存采购部门,一份存供应厂商;副本若干,分存请购部门、收料部门、会计部门及供应厂商第四章采购异常处理第十二条请购项目的撤销各采购经办人员收到原请购部门送来“撤销请购单”后按下列方式办理.若原请购项目尚未办理,由采购经办人员在原请购单据上加盖“掇:销”章,再交由采购助理人员将原请购单与“撤销请购单”第二联退原请购部门,第一联自存,按一般请购单据存档方式处理.若原请购项目已向厂商订购,由采购经办人员与供应厂商接洽撤销订购,经供应厂商同意撤销后,向供应厂商取回采购联络函,依第1项方式处理若供应厂商坚持不能撤销,采购经办人员应于撤销请购单上注明原因,呈总经理核签后,由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门第十三条紧急请购采购经办人员接到紧急请购通知,应即查明请购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料,并以电话询议价格,待收到正式请购单时,补入询议价结果,按急件方式处理第十四条交货质量异常各采购经办人员收到资材部门验收不合格的“材料检验报告表”时,应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜,并将交涉结果记录于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内,并呈总经理核签后,送精品文档可编辑的精品文档回材料库.对于需退料、换料或补交者,采购经办人员应于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期.因质量不合格而退货换料,可按逾期交货处理而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算.采购经办人员如未能按请购部门意见处理时,应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏,送原请购部门签注意见,或会同原请购部门共同处理.交期延误罚扣处理采购助理人员收到交货延误或统一发票逾7天未送资料科的拟整理付款事务时,应按下列方式处理1计算逾期罚扣金额并通知厂商罚扣原因与金额2在厂方同意扣款或补足发票时,由采购助理人员在收料单及发票上填记实付金额或发票号码,呈总经理核签后,连同原“请购单”第二联、收料单、材料检验报告表等资料,送会计部门整理付款3如厂方不同意接第⑴项方式扣款,采购经办人员应继续与厂商交涉并呈董事长核决后按第⑵项方式处理第十五条属销售惯例或配合最小包装量厂商需超交的,采购经办人员应于“请购单”采购记录栏内注明,以作为材料库收料依据第十六条以暂借款采购,采购经办人员应在“请购单”采购记录栏内加盖“采购部门整理付款章”,以免会计部门重复付款第十七条价格变动处理.外销产品原材料价格变动时,采购部门应即通知外销部门重新审理产品报价水平,避免不当损失.采购部门应于奇数月5日前,核算各种材料价格变动情形,填具“主要原精品文档可编辑的精品文档材料价格波动月报表”,呈总经理核批处理第十八条采购作业进度控制.原物料1请购金额预估在1万元以上者,由科长核决2请购金额预估在1万元至5万元者,由经理核决3请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决.财产支出1请购金额预估在2000元以下者,由科长核决2请购金额预估在2000元至2万元者,由经理核决3请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决.总务性用品1请购金额预估在1000元以下者,由科长核决2请购金额预估在1000元至1万元者,由经理核决3请购金额预估在1万元以上者,由总经理核决附注凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核二外购:.请购金额预估在10万含元以下者,由经理核决.请购金额预估在10万元以上者,由总经理核决第五条请购案件的撤销一请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购,同时于请购单内购〃或、请购单外购〃第
一、二联加盖红色撤销〃的戳记及注明撤销原因二采购部门办妥撤销后,依下列规定办理.采购部门于原请购单加盖、撤销〃章后,送回原请购部门.原请购单〃已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门.原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门□.采购第一节一般规定第六条采购部门的划分一内购由国内采购部门负责办理二外购由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理三总经理或经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或代理商议价专案用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业第七条采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
(一)集中计划采购凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购
(二)长期报价采购凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正第二节国内采购作业处理第九条询价、比价、议价
(一)采购经办人员接获请购单(内购)〃后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价
(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于请购单〃上予以证明,经主管核发后,先请使用部门或请购部门签注意见后呈核
(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单询价记录栏〃中注明,经主管签认后呈核
(四)对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价
(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理
(六)试车检验〃的采购条件,采购经办人员应于请购单〃注明与厂商议定的付款条件呈核第十条呈核及核决
(一)采购经办人员询价完成后,于请购单”详填询价或议价结果及拟订订购厂商八交货期限〃与报价有效期限〃经主管审核,并依请购核决权限呈核
(二)采购核决权限表
12.
2.2附注凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核第十一条订购
(一)采购经办人员接到经核决的请购单〃后应以订购单〃向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于、送货单〃上注明请购单编号〃及包装方式〃
(二)若属分批交货者,采购经办人员应于请购单〃上加盖分批交货〃章以资识别
(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应于请购单〃加盖暂借款采购〃章,以资识别第十二条进度控制及事务联系
(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以、、采购进度控制表〃控制采购作业进度
(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应填制进度异常反应单〃并注明异常原因〃及预定完成日期〃,经呈主管核示后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理第十三条整理付款
(一)物料管理部门应按照已办妥收料的、请购单〃连同材料检验报告表〃(其免填材料检验报告表〃部分,应于收料单加盖免填材料检验报告表〃章)送采购部门,经与发票核对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门会计部门应于结帐前,办妥付款手续如为分批收料者,请购单(内购)〃的会计联须于第一批收料后送会计部门
(二)内购材料须待试车检验者,其订立合同部分,依合同规定办理付款,未订合同部分,依采购部门呈准的付款条件整理付款
(三)短交应补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款
(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款第三节境外采购作业处理(含进口事务、关务)第十四条询价、比价、议价
(一)外购部门依请购单(外购)〃的需求日及急缓件加以整理,并依据供应厂商资料r并参考市场行情及过去询价记录,以电话或传真方式进行询价作业,但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于请购单(外购)〃注明外,原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价
(二)请购的材料规范较复杂时,外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后,交请购部门确认第十五条呈核及核决比价、议价完成后,外购部门应填制、请购单(外购)〃,拟订、订购厂商八预定装船日期〃等,连同厂商报价资料,送请购部门依采购核决权限核决核决权限.采购金额以CIF美元总价折合在XXX元(含)以下者由经理核决.采购金额以CIF美元总价折合超过xxx元以上者由总经理核决
(三)采购案件经核决后,如发生采购数量、金额的变更时,请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核;但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决第十六条订购与合同
(一)请购单(外购)〃经核决送回外购部门后,即向厂商订购并办理各项手续
(二)需与供应厂商签订长期合同者,外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购核决权限呈核后办理第十七条进度控制及异常处理
(一)外购部门应以请购单(外购)〃及采购控制表〃控制外购作业进度
(二)外购部门于每一作业进度延迟时,应主动开立进度异常及反应单〃记明异常原因及处理对策,据此修订进度并通知请购部门
(三)外购部门于外购案件装船日期〃有延误时,应主动与供应厂商联系催交,并开立进度异常反应单〃记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并依请购部门意见处理第十八条进口签证前(请购单(外购)〃核准后)的专案申请
(一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时,外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证〃,申请函中并应请求国贸局〃在输入许可证〃加盖国内尚无产制〃的戳记及核准章,以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税
(二)进口度量衡器及管理物品时,外购部门应于申请、、输入许可证〃之前准备、、报价单〃及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口第十九条进口签证外购材料订购后,外购部门应即检具“请购单(外购)〃及有关申请文件,以申请外汇处理单〃(需在一星期内办妥结汇时,加填紧急外购案件联络单〃)送进口单位办理签证进口单位应依预定日期向国贸局〃办理签证,并于输入许可证〃核准时通知外购部门第二十条进口保险
(一)FOB、FAS、CF条件的进口案件,进口单位应依请购单(外购)〃外购部门指示的保险范围办理进口保险
(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在请购单(外购)〃上标示,以便货品进口必须公证时,进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证第二十一条进口船务
(一)FOB、FAS的进口案件,进口单位(船务经办人员)于接获、请购单(外购)〃时,应视其、、装运口岸,,及、装船期限〃并参照航运资料,原则上选定三家以上船公司或承揽商,以便进口货品可机动选择船只装运
(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称,提供进口结汇经办人员,于信用状开发申请书〃列明,作为信用状条款,向发货人指示装船
(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需,为避免到货延误,外购部门应于请购单(外购)〃上注明,避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船第二十二条进口结汇进口单位应依“请购单(外购)〃标示的间发信用状日期〃办理结汇,并于信用状(L/C)开出后以开发L/C快报〃通知外购部门联络供应厂商第二十三条税务
(一)免货物税及工业用证明〃的申请.进口的货品可申请免货物税者,外购部门应于输入许可证〃核准后,检具必需文件,向税捐处申请,经取得核准函后向海关申请免货物税.除免凭经济部工业局证明办理具结免税进口〃的项目外,其他合于免税规定的人造树脂类材料,外购部门应于开发信用状〃后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用〃证明,以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税
(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前,检具有关文件,凭以向海关申请税则预估,等核准后并办理分期缴税及保证手续第二十四条输入许可证、信用状的修改供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用状”时、外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核后,检具修改申请文件送进口事务科办理第二十五条装船通知及提货文件的提供
(一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时,应立即填制装船通知单〃分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门
(二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时,应检具输入许可证〃及有关文件,以装运文件处理单〃先送进口单位办理提货背书
(三)提货背书办妥后,外购部门应检具输入许可证〃及提货等有关文件,以装运文件处理单,,办理报关提货
(四)管理进口物品放行证的申请进口管理物品时,外购部门应于收到装运文件后,检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”,以便据此报关提货第二十六条进口报关
(一)关务部门收到请购单(外购)”及报关文件时,应视买卖、保险及税率等条件填制进口报关处理单〃连同报关文件,委托报关行办理报关手续,同时开立、外购到货通知单,,(含外购收料单)送材料库办理收料
(二)不结汇进口物品,进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时,查明品名、数量等资料,并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等,报关时关务部门应开立外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料,而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后,送处理部门处理
(三)关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳
(四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时,进口单位应立即通知外购部门提供有关资料,于海关核税后14天内以书面向海关提出异议,申请复查,并申请暂借款办理押款提货押款提货的案件,进口单位应于进口报关追踪表〃记录,以便督促销案
(五)税捐记帐的进口案件,进口单位应依、请购单(外购)〃,于报关时检具必需文件办理具结记帐,并将记帐情况记入、、税捐记帐额度记录表〃及、、税捐记帐额度控制表〃
(六)船边提货的进口材料,进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续,以便船只抵港时,即时办理提货第二十七条报关进度控制关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段,以“进口报关追踪表”控制通关进度第二十八条公证
(一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素,研判材料项目(如外购散装材料),通知进口单位于材料进港时,会同公证行前往公证
(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者,进口单位应于接获报关行或材料库通知时,联络公证行办理公证
(三)进口货品办理公证时,进口单位应于公证后配合索赔经办时效,索取公证报告分送有关部门第二十九条退汇
(一)外购部门依进口材料的装运情况,判断信用状剩余金额已无装船的可能时,应于提供报关文件时提示进口单位,并于进口材料放行及输入许可证〃收回后,开立信用状退汇通知单〃连同输入许可证〃送进口事务科办理退汇
(二)退汇金额较大,但信用状未逾有效期限者,外购部门应向供应厂商索回信用状正本,送进口单位办理退汇第三十条索赔(-)外购部门接到收货异常报告(材料检验报告表或公证报告”等)时,应立即填制索赔记录单〃连同索赔资料交索赔经办部门办理
(二)以船公司或保险公司为索赔对象者,由进口单位办理索赔;以供应厂商为索赔对象时,由外购部门办理索赔
(三)索赔案件办妥后,索赔记录单〃应依原采购核决权限呈核后归档第三十一条退货或退换
(一)外购材料须予退货或退换时,外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请
(二)复运出口、进口的有关事务,外购部门应负责办理,其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理
(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理第四节价格及质量的复核第三十二条价格复核与市场行情资料提供
(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考
(二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目,提供市场行情资料,作为材料存量管理及核决价格的参考第三十三条质量复核采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等第三十四条异常处理审查作业中,若发现异常情况,采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”(或附报告资料),通知有关部门处理□附则第三十五条本办法呈总经理核准后实施,增设修订亦同签发人责任人签名制度名采购作业实施细则电子文件编码GLWA143页码6-2签发人责任人签名制度名采购作业实施细则电子文件编码GLWA143页码6-3签发人责任人签名制度名采购作业实施细则电子文件编码GLWA143页码6—4签发人责任人签名制度名采购作业实施细则电子文件编码GLWA143页码6-5签发人责任人签名制度名采购作业实施细则电子文件编码GLWA143页码6-
6.预定作业进度应能配合请购项目缓急,且各作业进度须在预定日期前完成O.对于未能在预定日期前完成的采购项目,采购经办人员会同请购部门研究处理对策第五章附则第十九条本采购作业施行细则呈总经理核准后实施,修订时亦同签发人责任人签名采购别核决限额米购核决权限列属统购项目的原料、物料(包括燃料)不论金额多寡经理•总经理非属统购项目的原料、物料(包括燃料)不论金额多寡经理总经理财广支出(包括什项购置)3000元以下采购主管的非生产器材3001元至100000元100000元以上经理直接核决经理经理财产支出(包括什项购置)的生产器材3咖元以下3001元至幼000元20001元以上采购主管经理直接核决经理总经理庶务用品3000元以下3001元至50000元50001元以上采购主管经理直接核决经理息筹理制度名采购作业实施细则电子文件编码GLWA143贞码6-1。