酒店物品采购申请程序

高星级酒店制度与标准作业程序编号FD/PRO/002内容采购程序部门？财务部生效日期200x年1月1日批准目的明确制定各种物品及服务的标准采购申请程序，确保每项采购均通过指定的手续与审批程序办理程序.采购方式经审批后之请购单（表格ACF001）或每日购货表（表格ACF003）由采购部按不同品种或情形以各种形式进行采购任务1每日购货表每口购货表只限于餐饮部请购每口所需之鲜活食品用，由行政总厨核准后交采购部执行此类物品供应商之选定，由采购部负责预先联系送交测试，经总耐认可合格后提交报价单，货比三家，以市场销售价为参考，选择价廉物美的供应商，按以下

1.2之“报价、审批制度”落实报价凡落实后之报价，在报价有效期内采购部可根据每日购货表以电话定货方式向供应商发出定货通知，并在购货表上记录定货资料购货表一式三份，定货后由采购部自留一份，一份送回请购部门，一份送收货部作为收货依据供应商报价经落实后仍需定期重新检讨，严格控制进价，报价单过期无效报价、审批制度a.审批范围酒店月结方式的大宗、鲜活食品原材料，包括禽蛋鱼肉、水果蔬菜、海河鲜水产、成品食品等；b.禽、蛋、鱼、肉类报价时间每月一次，报批时间每月29日c.蔬菜、水果、海鲜类报价时间每月2次即每月1-15日、16-31日、报批时间每月29日、14日d.工作程序采购部于报批时间分类填好“供货价格审核表”（ACF002）填列供应商报价、采购部核准价格及供应商联系资料，交财务部成本核算控制审核，成本控制根据历史资料及市场、供应商调查，审核并作出价格确认或价格调整，交财务总监批准后执行e.以上批准后的审核表，应发采购、财务、收货、餐饮、供应商各1份f.收货部凭此检查进货价格，不符合时应拒绝收货并通报采购部，特殊情况的收货，报财务总监批准印刷品的报价所有印刷品，由供应商填写酒店之《印刷品报价单》（表格ACF025）作出成本分析，以便采购部比价和成本控制的价格检查请购单经采购部经理核准后，报财务总监与总经理批准的请购单方可落实采购，才可向页数1/3编号FD/PRO/002供应商发出定货通知对于在审批流转中的请购单应建立收、发登记记录，对已完成采购任务的请购单应注明完成口期，并妥善保管请购单一式四份第一份采购部（白色）第二份应付款（红色）第三份收货部（黄色）第四份请购部门（绿色）采购合同除巨额采购或需供应商保证对某些资源作长期或稳定供应外，一般情形不需定立采购合同定约前，按一般程序中请，试样、报价、比价与审批采购合同由财务总监与总经理签订后交采购部执行，我方合同三份，采购部自留一-份，一份交收货部作为收货依据，另一份交财务部，另复印一份交申请部门存档凡采购合同规定供应商分期送货者，采购部负责督促通知府方按期送货现金采购采购部须建立足够的采购渠道，了解市场情形与变动，保证酒店所需物资的供应不断原则上供应商均采用月结形式支付货款但对于某些非经常性而金额在人民币壹佰元以下的杂项采购，可以用采购部备用金支付采购员须定期进行报销以维持备用金，报销前所有收货记录与发票须通过应付款会计审核凡属于非实物之请购单或合同，申请部门无须办理验收记录即可送财务部办理付款遇特殊情况，如本地市场缺乏之货品，或供应商提供之货品与价格或质量偏高或不稳定，影响酒店营运时，总经理或财务总监可决定运用现金于本地或外地市场先行购买，直至情况改善.注意事项供应商之报价经审批落实后，如因特殊原因需调整价格者，需取得供应商书面调价通知，由采购经理批示意见后呈交财务总监与总经理认可后方可执行采购供应商若不能如期送货，采购部须跟进原因，通知请购部门并与供应商重定送货时间或取消请购单如属取消请购单，采购部须向请购部门及收货部收回请购单，将整套单据盖工作废章，注明取消原因，完整保存以便翻查采购部员工须经常了解市场情形，通晓供应渠道并作价格比较，对酒店常用物料的品质具备相当认识，以便于对供应商及物料取舍的判断，提高工作质量采购部负责不断引进符合酒店对物料质量、价格、服务等要求的供应商，为酒店拓展货源，惟供应商之取舍均须取得财务总监与总经理的核准，采购部不得私自更换供应商页数2/3编号FD/PRO/002为便于采购部档案管理工作，采购部须对全部有业务往来的供应商进行编号并建立档案及供应商登记本3档案管理供应商编号档案为每家供应商进行编号并建立“供应商资料卡”（ACF022）内存供应商基本资料，将该供应商定期呈交的报价单及往来函件存入其中请购单请购单按请购日期分别存入《未完成请购单》及《已完成请购单》档案中，以便跟进工作每日购货表每日完成采购后按日期存入特定的档案中，以便翻查采购合同所有采购合同均须顺序编号并设合同登记本进行记录，将未完成及」完成的采购合同分别按编号存入两个档案中，以便跟进及翻查

4.建立货品标准采购部应注意搜集酒店货品需求标准资料，与使用部门定期讨论，结合市场价格和供货情况，经财务总监批准，建立酒店合适的货品标准，并设立《货品标准》卡（酒店表格ACF023）详细列明货品要求，包括用材、用量、色标、工艺、件重、外包装等，《货品标准》卡由采购部、收货部各存一份，凭以定货、收货和跟进检查高星级酒店制度与标准作业程序编号FD/PRO/001内容采购申请一部门财务部生效日期200x年1月I日批准目的明确制定各种物品的采购申请程序，使各部门得以遵行程序.采购项目分类1固定资产项目固定资产项目指酒店列为固定资产类别之物品，不包括瓷器、玻璃器皿、银器、厨具、布草与制服经营用具包括瓷器、玻璃器皿、银器、厨具、宴会器材、布草与制服L3餐饮用料包括所有食品和饮品之原料与成品工程维修品包括所有用于工程维修及保养之物品普通物品包括以上

1.1至

1.4以外之常用物品，例如文具、印刷品、客用物品等服务合同根据酒店需要，需向外取得的服务如某些维修保养项目或专业物品等

2.各种物品/服务之采购申请程序1新品种之采购新品种之采购如在本年度财务预算内，可由使用部门填妥《请购单》（表格ACF001）经部门经理核准并附批准的本年预算购置清单，报财务总监审批后方可交采购部执行，否则需提交报告解释请购原因报财务总监及总经理审批后方可执行

2.2库存物品之补充仓库的存货为常用之耐用存物品，包括某些食品及饮品、客人用品、清洁用品、维修用品、文具及印刷品等存货按各种物品的耗用量、物品有效期、仓库容量等因素，由成本控制经理、使用部门与采购部拟订最高存量、最低存晟及定货品，提交财务总监核准后在《存货卡》（ACF004）上记录库存物品的补充允许采用红线法、经验法及月计划补货法（详细说明参阅第7点），三种方法可以结合使用仓库领班须经常检查各存货，及时填制《请购单》交采购部执行餐饮物料各种鲜活食品如肉类、蔬菜、水果、奶制品等，根据各厨房一天所需，由各厨房于页数1/3编号FD/PRO/001每天下午3时前填具《每日购货表》（表格ACF003）由行政总厨审批后交采购部执行各种饮品均存于饮品库中，由使用部门按照用量向仓库申领，存货之补充按

2.2《库存物品之补充》程序请购固定资产项目与经营用具如请购额在当期预算内者，由部门经理填具《请购单》报财务总监批准后，交采购部执行，如请购项目为更新现有已损坏设备者，须同时提提交已获核准之《固定资产处理申请表》（表格ACF032）方予办理2请购形式厨房每天所需的鲜活食品以《每日购货表》形式申请；中餐厅零点海鲜采用供应商现场养殖，应中餐厅客人零点要求即时供应的办法，海鲜的验收由厨房主管人员负责，经帐台收款员审核，一同在《海鲜领用单》（表格ACF016）上签字认同除

3.1以外的其他采购申请均以《请购单》形式进行为了准确执行采购工作，《请购单》必须清楚填写下列各项.物品之名称、规格及品牌等.计量单位与数量.急用物品须盖上“急件”印章并注明要求到货日期

3.4使用部门注意由提交请购单至实际到货日，期间还需通过挑选供应商、议价、审批与运输等过程，故应提早计划申请，以免造成断货4《请购单》之复核采购部收到使用部门之请购单后，按以卜程序复核检查请购单是否已具备该使用部门经理之有效签名认可；检查请购量是否符合该物品之存量要求，过高或过低之请购量均应予以调整.选择供应商与价格比较除已核准的定点供应商外，采购部应选择三家符合采购规格、质量及服务要求之供应商进行比价，填在请购单上，由采购经理选定推介之供应商，提交财务总监及总经理审批..财务总监与总经理审批完成以上程序之请购单均由采购部提交财务总监及总经理审批后方可执行采购程序审批后之请购单一式四份采购部自留（白色）一份；交收货部（黄色）连同合同（如有的话），一份交应付帐会计（兰色）一份；退还申请部门（粉色）一份.常用之补货方法操作补货方法，可根据以下3种方法之优缺点及适用性，注意酒店需要，选择合适的操作程序一红线补货法对每个物品设定最低库存量，当存货量接近最低库存量时，开出请购单，此方法适用所有物品请购最低存货量=采购周期天数X每天平均消耗量X保险系数优点直观、易操作缺点易出现总体存量偏高一月计划补货法适用于固定供应商、固定品牌.、包装，价格相对稳定，消耗量大且稳定的物品请购，按月计划•次申请，批准后，仓库根据库存情况通知采购部让供应商到货优点计划性强、方便采购、降低采购成本；缺点为了供应安全而易发生计划偏大一经验法适用于存量较小或单价较高，受变动因素影响较大的物品请购，在请购时应充分利用酒店前期的数据•、预测资料、使用部门反馈的信息及仓位条件等因素进行采购申请优点能保证供应；缺点操作较为繁琐。