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档案管理制度借阅人员需填写《档案借阅登记簿》,登记借阅时间、文件标题及文号、借阅人姓名等信息借阅的档案应及时归还档案室并填写利用效果借阅党组会议记录(纪要)、党政办公会议记录(纪要)、涉及人事、纪检监察等的重要文件需经公司主要负责人批准,借阅其他档案需经行政管理中心经理批准后方可办理借阅手续借阅档案一般在档案室阅览,确因工作需要必须借出的(只限在本公司)需经公司主要负责人批准,借期最长不能超过5天,如超过规定时间,应重新办理借阅手续借阅档案者须爱护档案,不得在档案材料上涂改、勾画,不得折叠、污损、沾水翻页、撕毁和抽换档案材料借阅人调动工作时,应将所借档案全部归还档案室未能归还的,由其所在部门监督归还借阅人借阅档案仅限工作之用,不可转借给无关人员借阅人归还档案时,档案管理人员要严格检查,如发现有遗失、污损档案材料等情况,要追究借阅者的责任,并报告公司主要负责人予以处理;构成犯罪的依法移送司法机关处理档案管理人员应定期检查《档案借阅登记簿》,对到期未还的档案及时催收第七章档案库房管理规定档案库房是保护和存放档案资料的机要重地,由档案管理员专人负责管理,其他人员不得擅自入内库房及柜架钥匙只能由档案管理员使用,不得借他人使用档案管理员要定期清点档案,确保档案完整、安全严格执行《档案保密制度》和《档案借阅利用制度》,严防档案泄密、遗失库房内应配置防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光、防污染等相关设施设备,做好“九防”工作库房内严禁吸烟,不得在库房内存放易燃易爆品、潮湿物品以及其他与档案无关的物品库房应布局合理,保持整洁和通风良好,定期打扫卫生、开关空调、去湿机、消毒灭菌机应根据气候变化及时采取措施保持温湿度达标(库房温度应控制在14°C.24C之间,相对湿度应控制在45%-60%之间),并做好每日的温湿度记录档案管理员调动工作时应履行库房所有物品的交接手续档案管理员下班时要及时锁好库房门、关好窗户、拉闸关灯,检查无误后,方可离开第八章文件交接制度为规范文件材料归档工作,丰富、完善档案信息资源,依据有关规定,制定本制度本制度所称文件是指本公司生产、经营和管理活动中形成的各类形式和载体的文件材料归档文件要求
(一)归档文件应为文件材料原件
(二)归档文件的制作和书写材料应当有利于长久保存,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸
(三)归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备)音像材料(包括照片、录音、录像、光盘等)和实物要与文字说明一起归档交接;外文材料要与翻译材料一起归档交接;电子文件要与纸质文件一起归档交接文件材料移交时,由承办部门填写文件材料移交清单,重要项目文件材料归档移交时还应编写归档说明,并经项目负责人审核签字交接双方根据文件材料移交清单清点,核对无误后,在移交清单上签字,双方部门负责人负责监交并签字,移交清单交接双方各保留一份第九章离岗交接清点制度为保证档案工作的延续性,进一步加强档案管理,特制订本制度本制度所称离岗交接清点是指档案管理人员由于轮岗、换岗、晋升、产假、退休、辞退等原因工作岗位变动时,需要进行的交接清点工作离岗交接清点范I
(一)档案室内所有设施设备,包括计算机、打印机、消毒灭菌机、除湿机等机器设备,档案橱、荣誉橱、声像橱等档案装具,办公桌、椅等办公家具
(二)各类档案检索工具,包括案卷目录、专题目录、归档文件目录、文号索引等
(三)全宗卷、编研材料及档案室各类综合材料
(四)目前室存档案资料
(五)未归档材料交接清点时,除清点数量外,还须查看设备的使用情况及档案资料是否完好并对未了事项写出书面材料,注明尚未完成的原因和剩余的工作内容交接须有移交人员、接收人员、监交人员三方在场,共同对照交接清单认真核对,经复核清单与实物无误后方可交接,接收人、移交人根据清点情况填写离岗交接清点台账签字,行政管理中心经理负责监交并签字档案管理人员离岗后,须于15日内向行政管理中心备案第十章档案设施设备维护使用制度档案库房、阅览室设备要登记造册,并做到账物相符档案管理设备要有专人负责管理和操作,禁止无关人员使用和操作档案设备管理人员要对各类设备按使用说明、操作规范使用,严禁违规操作和延长使用时间,严禁增加使用强度,如出现问题,由相关人员负责档案设备管理人员要定期对各类设备进行保养和维护,做好检查记录,以确保设备运行良好,提高档案设备的使用寿命,确保档案不受损害根据工作需要,及时更新、增添档案管理设备,并做好使用情况登记和说明第十一章档案数字化信息安全管理制度为保障档案数字化工作顺利进行,确保档案及其数字化成果和公司信息安全,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规以及相关规范、标准,制定本办法本办法所称档案数字化工作是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备,对各类介质载体的档案内容进行数字信息转化,使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程档案数字化组织实施公司应建立健全规章制度,明确管理机构和人员,确保档案实体、信息及档案数字化成果安全,严防泄密事件发生委托本公司以外的档案服务机构承担档案数字化时应选择具有档案部门认备案书的档案服务机构档案数字化组织实施公司和档案服务机构,应针对具体档案数字化项目制定安全保密工作实施方案,相关安全保密管理人员要落实岗位责任制绝密档案及其他必须严格控制知悉、使用范围的档案,应由所在公司工作人员使用本公司专门设备实施数字化档案数字化工作应在专门档案数字化工作场所内进行,场所应符合以下要求
(一)设置在符合安全保密要求的档案数字化组织实施公司内且相对独立的区域;
(二)配备防盗、视频监控设施设备;符合防尘、防火、防有害生物等安全管理要求,供电稳定;
(三)配备符合标准并满足工作需求的档案装具;
(四)场所内不得设有能连接互联网的信息接口档案数字化工作应实施全程摄像、录像监控,监控视频数据应由组织实施档案数字化公司保存应建立档案数字化场所管理制度,核查出入人员身份,严禁无关人员进入场所进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机等具备照相摄像功能的设备和各类移动存储介质等信息设备及与工作无关的物品,未经安全保密管理人员许可,严禁将场所内的任何物品带离场所档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动,严禁在场所内进食、吸烟、饮水等档案数字化工作人员应遵守档案数字化操作规范,防止损毁档案第十二章重大活动档案登记制度为加强对公司重大活动、重点工作档案的登记管理,保证各项活动所形成的档案齐全、完整、准确、系统和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》《山东省重大活动档案管理办法》等有关法律法规的规定,结合本公司实际制定本制度
一、重大活动档案登记的范围
(一)科级以上领导同志或社会各界知名人士视察、考察、调查研究和指导工作等活动;
(二)兄弟省、市、县领导同志来本公司考察访问等活动;
(三)本公司组织或参加的重要活动;)公司领导同志参加有重要意义和较大影响的活动,赴外地研究、考察工作的活动;
(五)本公司在全省及全国居于领先水平的重要工作及受奖情况凡参与重要活动的部门应及时通知档案室,填写《重大活动档案登记表》,办理登记手续,并报分管领导批准重大活动形成的文件材料、照片、录像等档案资料的收集、整理和移交工作,由主办部门负责领导同志外出参加的有重要意义和较大影响的活动所形成的文件材料、照片、录像等各种载体的材料,由随行人员负责收集、整理和移交重大活动形成的文件材料、照片、录像等资料,在活动结束5个工作日内送交档案室归档保存,任何公司和个人不得据为己有档案室对各科室的重大活动形成的档案材料实行集中统一管理,并进行业务监督和指导第十三章档案资料征集办法为了维护档案的完整与安全最大程度的记载和反映本镇的发展历史,根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》,结合我公司实际,制定本办法
一、征集范围
(一)各部门、子公司保存的反映本公司各个历史时期情况的各类档案资料
(二)县级以上领导来本公司视察形成的各种讲话、题词、信函、照片、录音、录像等材料
(三)记载和反映本公司各个时期开展的各项重大活动、发生的重大事件、建设的重点工程、重大科研成果、重大典型案例的档案资料
(四)对作出突出贡献的个人在工作、学习和生活中形成的具有保存、利用价值的不同载体的各种文字、图表、声像材料和实物
(五)公司或职工获市级以上表彰和奖励的有关材料,包括荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌和先进事迹材料等
(六)专家学者、兄弟公司来本公司的题词、照片等
(七)记载和反映公司发展的其他档案资料
二、征集的方式
三、征集办法
(一)档案资料征集工作由公司综合档案室负责根据工作重点定期或不定期开展
(二)征集档案资料时应由2名以上工作人员共同进行,并与档案整理所有者办理交接手续
(三)档案征集人员应当在档案征集完成之日起io日内将征集到的档案移交档案室档案室应将征集到的档案登记造册
(四)接受捐赠的档案,应向捐赠人颁发档案捐赠荣誉证书
(五)公布或提供他人利用捐赠和代为保管的档案,档案室应征得捐赠人和档案所有者的同意第十四章档案工作责任追究制度为规范档案工作,提高档案工作管理水平,本着对历史负责、为企业负责、为现实服务、为未来着想的原则,确保档案材料归档齐全、完整不流失,真正形成人人关心档案工作,档案工作人人有责的工作局面,逐步实现档案工作规范化、标准化、现代化依据档案工作有关规章制度的规定,特制定本责任追究制度
一、档案工作责任追究原则制度面前人人平等原则实事求是、客观、公平、公正原则教育与惩处相结合的原则谁主管谁负责原则第一章档案收集制度第二章档案保管制度5第五章档案统计制度8第六章档案借阅利用制度8第七章档案库房管理规定9第八章文件交接制度11第九章离岗交接清点制度12第十章档案设施设备维护使用制度13第十一章第十二章第十三章第十四章第十五章第十六章第十七章第十八章第十九章第二十章档案数字化信息安全管理制度重大活动档案登记制度档案资料征集办法档案工作责任追究制度电子档案归档制度文书档案归档制度科技档案归档制度会计档案归档制度专业档案归档制度声像档案归档制度13151718222528313233
(五)过错与责任相适应原则
二、档案工作领导小组组长责任
(一)未在全公司开展宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策活动
(二)未将档案工作纳入全公司系统工作的整体发展计划;未按上级档案部门要求做好应做的工作;未及时签发档案工作领导小组关于档案工作所做出的决议、决定等文件
(三)不关心档案工作和档案室的建设与发展没能从人力、物力、财力上给予支持,对档案工作中出现的重大问题和所遇到的困难不能及时解决
三、档案工作领导小组成员责任
(一)不服从档案工作领导小组的领导,对本部门专(兼)职档案人员档案工作不重视致使本部门专(兼)职档案人员随意性大,没有保持相对稳定
(二)未将档案工作纳入本部门议事日程(每半年至少研究一次档案工作),不能及时帮助专(兼)职档案人员解决工作中所遇到的实际困难
(三)对档案法规不够重视,不执行档案工作的相关规章制度及档案工作管理办法)本部门平时各类文件材料的积累不完全,使本部门材料立卷归档不完整,造成档案材料流失
(五)未严格履行对本部门档案人员工作情况的检查、监督
(一)不服从档案工作领导小组和本部门分管领导的领导;不能积极开展档案工作;不能严格遵守《档案法》及有关档案工作的各项规章制度
(二)没能做好对各部门的兼职档案员对文件材料的收集、立卷和归档的指导工作对当年档案材料归档组卷中存在的问题没能及时向档案工作领导小组汇报,造成档案材料流失,归档不完整
(三)对档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作做的不尽责、不完善,有空项)不能熟练掌握档案管理软件及室藏情况未编制检索工具和参考资料,不能做到调卷迅速、准确无误,业务不够熟练
(五)没有做好档案的安全防护工作,人为造成档案资料受到损失
(六)对借出的档案资料没能及时催要归还,造成档案材料损坏、流失
(七)不遵守保密制度擅用职权扩大档案的利用范围,泄露档案的机密内容,不能保证机密档案的安全
五、兼职档案人员责任
(一)未做好本部门平时形成的各类文件材料的积累、保管和整理工作,造成应归档材料的流失致使归档文件材料不完整、不准确、不系统
(二)不能做到归档案卷组卷合理、编写页号准确、案卷目录清楚、案卷标题简明扼要
(三)对本部门应归档的案卷保管不善,不能保证文件材料的安全和内容的保密)不能积极配合档案室的业务指导和督促检查,没有按规定时间和要求及时向档案室移交档案材料
(五)不积极参加业务学习与培训,致使档案工作不熟练对已借出的档案材料不能按时归还,造成档案资料损坏、流失,则追究当事人的责任如档案工作经上级业务主管部门考核不合格则追究主管领导和部门负责人及专职档案员责任各部门对应归档的材料没有按要求按时归档,视其情节轻重,对责任人在全公司内部对其给予通报批评教育、限期改正如因责任人玩忽职守,造成档案材料损坏流失无法补救的依照《中华人民共和国档案法》的规定,追究其责任人的法律责任第十五章电子档案归档制度
一、电子档案归档范I电子档案归档范围是在工作活动中形成的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件(包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件),具体范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行
二、电子档案整理分工电子档案由档案形成部门按照电子档案归档要求预整理后交由档案室统一整理归档
三、电子档案的整理方法和质量要求
(一)归档文件的电子版要遵循扫描清晰、准确还原纸制归档文件的原则,电子版归档文件要与纸制版内容完全一致
(二)文字型电子文件以XML文档和RTF、PDF为通用文件格式,不宜采用DOC、WPS、XLS、PPT等其他格式作为永久保存格式
(三)使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件,如采用非通用文件格式,收集时应转换为通用文件格式如无法转换,则应将相关软件一起收集图像电子文件以JPEG.TIFF为通用文件格式
(四)采用计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的图形电子文件(如设计模型、图纸、图画等),收集时应注明软硬件环境和各种相关数据
(五)用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件,收集其压缩计算方法和相关软件,并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式
(六)用数字音频设备获得的声音文件,收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件,并注意收集其非通用格式的相关软件音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式
(七)用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件,收集时应保证参数准确,数据完整并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式
(八)用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等,应与电子文件一同收集应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换
(九)对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件,应注意与电子文件一同收集
(十)使用计算机或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等计算机程序,应注意与在此平台上产生的电子文件一同收集
(十一)进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测其内容包括硬件环境的有效性,软件环境的有效性及其信息记录格式,有无受到计算机病毒感染等对存储在光盘、[、磁带等介质中的电子文件检查并清除计算机病毒,并注明是否已经过查毒和杀毒处理档案机构不应接收含有计算机病毒问题或其它隐患的电子文件
(十二)电子文件形成部门可采用逻辑归档和物理归档二种方式,将符合归档条件的电子文件移交至档案室逻辑归档可实时进行,物理归档可按照纸质文件的规定定期完成归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素
(十三)采用物理归档电子文件的公司,档案部门应将电子档案复制至耐久性的载体上,一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作涉密电子文件应按要求单独存储在可靠的载体上并做好相应的标识特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相应的浏览软件
(十四)电子档案的存储载体类型按优先顺序依次推荐为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质禁止使用软磁盘、u盘作为电子档案长期保存的载体
(十五)存储电子文件的载体应贴有标签,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态、电子档案归档时间电子档案与各类档案同步整理归档,具体时间参照各类档案归档时间第十六章文书档案归档制度、文书档案归档范围凡本公司在工作活动中形成、使用或办理完毕,具有查考利用价值的文件材料,均应齐全完整地收集起来,按规定及时移交档案室,进行分类、整理、归档保存文书档案一般包括四个方面的内容一是本公司形成的文件;二是上级机关颁发的文件;三是同级机关和不相隶属机关抄送的文件具体请参照《公司档案分类方案》和《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》
二、归档文件整理分工各部门、站所兼职档案管理员负责本部门、站所文件材料的收集、装订、电子化扫描等预整理工作文书管理员负责按照文书档案管理规定接收各部门文件材料,并按照档案整理工作的原则和分类方法,对接收的文件材料进行整理归档档案管理员负责监督检查归档文件材料的整理质量与效果
三、归档文件整理的方法和质量要求
(一)文件材料整理的原则是遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用
(二)本公司文书档案采用年度—保管期限—机构分类法进行分类组织机构指公司内设机构各部门形成的文件应区分保管期限、年度集中排放在一起
(三)归档文件应准确判断保管期限本公司文书档案保管期限分两种永久、定期(30年、10年)
(四)件的确定归档文件一般以每份文件为一件进行整理文件正文(包括附件)与底稿为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;请示与批复为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件
(五)件内的排序来文首先是文件阅办单,然后是正文;发文首先是正文,然后是发文稿纸(需加盖印发机构签章),最后是底稿;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后
(六)装订归档文件材料要去掉金属物,按件采用线装或粘合(乳胶)装订,并在右上角标注页码(空白页无需标注)一般情况下,5页以下用粘合(乳胶)装订,5页以上用三孔一线进行装订
(七)加盖档号章归档文件应按分类方案结合事由顺序排列,并在文件首页上端的空白位置加盖归档章,归档章内注明全宗号、年度、件号、页数、机构、保管期限
(八)按保管期限对归档文件材料进行编号,在同一保管期限、同一机构内的文件按照事由原则、重要程度先后排列,排序要规范,便于查考同一年度同一保管期限、同一科室各编一个流水号,一件一号,不能出现重号或空号
(九)归档文件材料要符合质量标准文件应齐全完整;对破损文件进行裱糊;文件材料如有字迹扩散及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况,应当进行复制;不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面,以便于档案的利用和保管
(十)编目归档文件编目应以“件”为公司,在目录中一件只体现为一条条目,几份文件为一件时,归档文件目录中只对最前面一份文件编目,成套文件(如会议文件、报表、刊物等)逐件加盖归档章后,逐一填写归档文件目录
(十一)归档文件装盒时,不同年度、不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒将归档文件按所编件号顺序装入档案盒,并准确填写档案盒脊背及备考表项目
(十二)归档文件目录一式二份一套检索总目录应单独装订成册并编制封面;一套放于盒内,盒内目录与盒内档案实体相对应、文书档案归档时间每年1-4月份,文书管理员按照文书档案管理规定接收各部门上年度文件材料,并按照档案整理工作的原则和分类方法对接收的文件材料进行整理归档,整理完成后于9月30日前移交档案室(电子版同步移交)办理档案材料移交时,双方应按照移交目录逐项清点、核对验收合格后,实行双方签字交接第十七章科技档案归档制度、基建档案归档范围凡本公司在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字材料、图表,均应齐全完整地收集起来,按规定及时移交档案室,进行分类、整理、归档保存基建档案一般包括四个方面的内容:一是项目前期准备阶段材料;二是项目设计阶段材料;三是项目施工阶段材料;四是项目竣工验收阶段材料具体请参照《公司档案分类方案》和《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》
二、基建档案整理分工基建档案工作要纳入基建规划、计划,管理制度和基建人员职责范围之中,基建工程一开始就要与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行基建责任部门及各承包公司负责基建档案的收集、装订、整理立卷及电子化扫描工作档案管理员负责监督检查归档文件材料的整理质量与效果
三、基建档案整理方法和质量要求
(一)基建类文书档案以件为公司进行整理,项目档案以卷为公司进行整理
(二)文件与图纸分开立卷
(三)卷内文件排列顺序正文在前,附件在后;印件在前原稿在后;批复在前,请不在后
(四)有图纸目录的,按图纸的原目录、图号排列;没有图纸目录的,先排总平面布置图,后排局部图(即地质图、初步第二H^一章照片档案归档制度35第二十二章实物档案归档制度36第二十三章人事档案归档制度37设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电气图、气管图、更改图)
(五)基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边
(六)卷内文件材料页号从1开始编写(空白页不编页号)
(七)每卷蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,以件作为单元,在每件文件材料的右上方加盖归档章并逐一填写(A)组卷完成后,需填写卷内目录和备考表、案卷封面、基建档案归档时间工程项目基建档案需在工程项目竣工验收结束后6个月内由项目责任部门及各承包公司将该项目基建档案按照归档要求装订成册,整理立卷,向档案室移交办理档案材料移交时,双方应按照移交目录逐项清点、核对,验收合格后,实行双方签字交接
五、设备档案归档范围设备档案是指本公司购置金额在10万元以上的具有一定科技含量的耐用型设备仪器材料,一般包括四个方面的内容:一是申批材料,包括购置申请、批复、采购单、订货合同(协议)等;二是随机材料,设备仪器的使用说明书、合格证、保修卡(单)、图纸、装箱单等;三是使用维修材料,设备使用、设备保养、维修记录等;四是旧设备处理材料,设备报废申请书、设备移交清单、设备处理报告
六、设备档案整理分工设备档案应由设备采购部门、使用部门、管理部门及处置部门按照设备档案的归档范围和归档要求,负责装订成册,移交档案室,由档案室整理立卷
七、设备档案整理方法和质量要求
(一)设备档案按照设备类型进行分类,如运输设备、信息化设备、办公设备等,实行每台设备一机一档管理
(二)设备档案归档时文件材料要去掉金属物,按件采用线订或粘合(乳胶)装订,并在右上角标注页码(空白页无需标注)一般情况下,5页以下用粘合(乳胶)装订,5页以上用三孔一线进行装订
(三)组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖归档章
(四)归档文件装盒时,不同类别的归档文件不能装入同一档案盒将归档文件按编件号顺序装入档案盒,制定归档文件目录,并填写档案盒脊背及备考表项目
八、设备档案归档时间随时移交归档整理办理档案材料移交时,双方应按照移交目录逐项清点、核对,验收合格后,实行双方签字交接第十八章会计档案归档制度
一、会计档案归档范围凡是本公司内其职能活动中形成的会计报表、会计账簿、会计凭证等会计核算的专业材料,均应齐全完整地收集起来,按规定及时移交档案室,进行分类、整理、归档保存会计档案一般包括四个方面的内容:一是会计报表,月度、季度、年度财务报表;二是会计账簿总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿;三是会计凭证,原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证;四是其它
二、会计档案整理分工财务科负责会计档案的收集、装订、整理立卷及电子化整理工作档案管理员负责监督检查归档文件材料的整理质量与效果
三、会计档案整理方法和质量要求
(一)会计档案按照财政部、国家档案局1998年8月21日印发的《会计档案管理办法》执行
(二)会计档案案卷的编号,应以一本报表、账簿或凭证为公司编制案卷号
(三)会计报表归档前需进行整理,去掉金属物,包上封面装订成册,封面写明案卷名称、类别、所属年月和编号
(四)会计账簿归档前需去掉金属物,包上封面,写明账册名称、所属年月、记账员姓名、账册页数
(五)会计凭证归档前需去掉金属物,包上封面,装订成册在封面上进行编号、会计档案归档时间会计档案由财务部门保管2年,在第3年3月31日之前整理立卷、装订成册编制会计档案案卷目录及清册移交给档案室并办理移交手续办理档案材料移交时,双方应按照移交目录逐项清点、核对,验收合格后,实行双方签字交接第十九章专业档案归档制度
一、专业档案归档范围凡是本公司内其职能活动中形成的各类专业材料,均应齐全完整地收集起来,按规定及时移交档案室,进行分类、整理、归档保存
二、专业档案整理分工各部门、子公司所负责本部门、子公司专业档案的收集、装订、整理立卷及电子化整理工作,档案管理员负责监督检查归档文件材料的整理质量与效果
三、专业档案整理方法和质量要求每年各档案部门须按照专业档案管理规定将上年度的专业档案资料装订成册、整理立卷,整理完成后于9月30日前移交档案室(电子版同步移交)办理档案材料移交时,双方应按照移交目录逐项清点、核对,验收合格后,实行双方签字交接第二十章声像档案归档制度
一、声像档案归档范1凡是本公司在生产经营、管理等活动中形成的具有保存价值的录音、录像、磁盘、光盘等声像材料,均应齐全完整地收集起来,按规定及时移交档案室,进行分类、整理、归档保存照片档案一般包括以下五个方面的内容一是本公司召开的工作会议、重要的专业会议、表彰大会等的声像材料;二是上级公司领导对本公司视察、检查、指导工作时形成的声像材料;三是本公司在外事活动中和具有重大历史意义的活动中形成的声像材料;四是本公司领导参加重要会议或重大活动形成的声像材料;五是记录本公司生产经营、企业管理等活动中形成的有保存价值的声像材料
二、声像档案整理分工声像材料于形成后一个月内由责任者或责任部门整理并编写说明,档案管理员负责声像档案的分类整理工作
三、声像档案整理方法和质量要求
(一)录音、录像、磁盘、光盘划分大类后在每类的案卷中编档号
(二)磁质载体声像档案要保存在消磁柜中,特别珍贵的可复制一至二套、声像档案归档时间声像材料于形成后2个工作日内由责任者或责任部门整理并编写说明向档案室办理移交手续,档案室于次年6月底前完成整理归档第二十一章照片档案归档制度
一、照片档案归档范E凡是本公司活动中形成的具有保存价值的照片、底片等,均应齐全完整地收集起来,按规定及时移交档案室,进行分类、整理、归档保存照片档案一般包括以下五个方面的内容一是本公司召开的工作会议、重要的专业会议、表彰大会等的照片;二是上级公司领导对本公司视察、检查、指导工作时形成的照片;三是本公司在外事活动中和具有重大历史意义的活动中形成的照片;四是本公司领导参加重要会议或重大活动形成的照片;五是记录本公司活动中形成的有保存价值的照片
二、照片档案整理分工照片档案由各部门、子公司负责收集、初步整理后,移交档案室,档案管理员负责照片档案的分类整理工作
三、照片档案整理方法和质量要求
(一)照片档案按照《照片档案整理规范》(GB/TU82L2002)整理
(二)照片分类,只划分到大类不划分小类,但如果有较为突出的专题内容的,可设独立专题来保存
(三)照片号是指照片在卷内的顺序号
(四)参见号为选填项,只有在本张(或本组)照片与其它档案有联系时才用填写,具体内容是填写与其有关的档案的档号
(五)底片号填写本张照片对应的底片的档号
(六)文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影语言要通顺,一般不超过200个字,时间用阿拉伯数字表示一般以照片的自然张为单元编写说明,一组联系紧密的照片应加总说明大照片的说明可另纸书写,一同保存、照片档案归档时间照片材料于形成后2个工作日内由责任者或责任公司整理并编写说明向档案室办理移交手续,档案室于次年6月底前完成整理归档第二十二章实物档案归档制度
一、实物档案归档范日凡是本公司在活动中形成的具有保存价值的实物档案,均应齐全完整地收集起来,按规定及时移交档案室,进行分类、整理、归档保存实物档案一般包括以下四个方面的内容:一是本公司在各项工作取得重大成果所获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗和证书等受奖物品;二是本公司在各项活动中接受的纪念品,包括纪念册(杯、画、章、币、盘)、领导题词及其它馈赠礼品等;三是本公司在改用新章后替下的旧章;四是各类证件
二、实物档案整理分工各部门、站所收到实物后一周内移交档案室,档案管理员负责实物档案的分类整理工作
三、实物档案整理方法和质量要求
(一)实物档案以物件为立档公司,一件一号
(二)实物档案需按照各属类分别编写案卷目录和归档号归档号要按照时间顺序编写并粘贴在实物上(一般为右上角)
(三)印章档案要放置在印章档案盒中集中保管
(四)荣誉实物档案要采用陈列的形式放置在荣誉柜中集中展示、实物档案归档时间各部门须在收到的实物后一周内移交档案室档案室随时整理归档第二十三章人事档案归档制度人事档案按照《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发
(2009)12号)执行,由人力资源管理中心整理并负责保管第二十四章人物档案归档制度
一、人物档案归档范E凡在我公司工作或曾在我公司工作过的重要人物及省级以上劳模,在其工作、生活中直接形成的,具有保存价值的文章、图表、声像等不同载体的材料,均应齐全完整地收集起来,按规定及时移交档案室,进行分类、整理、归档保存人物档案一般包括以下四个方面的内容:一是生平材料,包括人物简介、履历,业务传记、学历、学位证书、专业技术职务资格证书、聘书等,日记、回忆录;二是工作业绩,包括人物科研成果(含专利成果)、论文、著作、正式出版的教材、参考书、重要讲义,工作报告、讲话、书信、电报、笔记、札记手稿;三是荣誉奖励,包括人物荣誉奖状、奖章、证书及有关材料,先进事迹介绍、报告等;四是声像照片,反映人物各个时期的学术活动、外事活动、政务活动、以及家庭生活等
二、人物档案整理分工各站所负责人物档案材料的收集和预整理工作,档案管理员负责人物档案的分类整理工作
三、人物档案整理方法和质量要求
(一)人物档案按照人物进行分类,同一人物再按照其工作、生活类别进行划分,相同类别结合形成时间分别排列件号,一件一号
(二)人物档案归档时文件材料要去掉金属物,按件采用线订或粘合(乳胶)装订,并在右上角标注页码(空白页无需标注)一般情况下,5页以下用粘合(乳胶)装订,5页以上用三孔一线进行装订
(三)组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖归档章)归档文件装盒时,不同人物的归档文件不能装入同一档案盒将归档文件按编件号顺序装入档案盒,制定归档文件目录,并填写档案盒脊背及备考表项目、人物档案归档时间随时整理归档第二十五章图书资料归档制度
一、图书资料归档范围凡在公司成立以来购进的、形成的可供领导和同志们借阅和利用的图书资料,均应按照有关要求整理保存
二、图书资料整理分工各部门负责图书资料的收集工作,移交档案室后,档案管理员负责图书资料的整理保存
三、图书资料整理方法和质量要求图书按照购进的顺序进行编号并粘贴在图书资料上(一般为书脊和图书封面右下角),由档案室统一归档管理、图书资料归档时间随时整理归档第二十六章附则本制度自印发之日起执行第一章档案收集制度
一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方
二、档案材料收集范围凡是对公司发展有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围
三、任何个人都不得以任何理由拒绝向综合档案室移交有价值的档案材料、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度
(一)定期送交制度形成档案材料的各部门、子公司,应在文件材材料办理完毕的第二年上半年,按照归档质量要求移交到综合档案室
(二)联系催要制度综合档案室工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息,及时向形成材料的站所催收应归档的材料
五、收集材料的要求
(一)收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料(原件),要完整齐全、真实、文字清楚
(二)不符合归档要求的档案材料,档案室将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成
1.载体纸张要求归档材料统一使用A4(80G)规格的办公用纸(专业特殊要求的除外)禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写
3.现代化设备形成的材料要求禁止色带打印、墨水打印材料归档;禁止传真形成材料归档
(三)材料必须齐全、完整.各部门、子公司所完成的当年工作职责应该有相应材料佐证包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料.整件事情形成的成套材料必须配齐,保持文件材料之间的逻辑联系第二章档案保管制度档案工作是公司工作的重要组成部分档案室对本公司在工作中形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理,不得分散保存档案工作人员要严格遵守档案保密制度,不得随意携带档案资料外出,不得泄露有关档案资料秘密内容档案管理应根据《档案统计制度》对档案的收进、移出、保管、利用情况进行登记和统计,档案入库时应检查档案实体与检索工具是否相符加强档案库房管理,防止丢失和被盗,非工作人员未经允许不得擅自进入库房档案柜排列整齐一致、统一编号,并编写档案资料存放位置索引不同门类、载体档案依次按顺序排列上架档案工作人员调动工作时,需办理交接清点手续档案管理人员每月需对档案进行一次检查,每半年进行一次全面检查,对破损、褪变的档案要及时修补和复制,发现问题及时向公司领导汇报,积极采取有效措施,确保档案的安全完整第三章档案保密制度档案管理人员和使用者应增强保密意识,贯彻执行《档案法》和《保密法》,共同保守档案机密各类档案需按规定的范围进行查阅、借阅,查阅、借阅一般档案需经行政管理中心经理批准,查阅、借阅涉密档案需经公司主要负责人批准涉密档案要严格管理,涉密档案不得私自带出档案室或外传,对涉密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制档案涉密人员不得在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案涉密内容,不得在普通电话、明码电报、私人通信和互联网上泄露档案机密利用者对所借档案材料、技术图纸等须妥善保管,及时归还不得转借他人,不准携带外出、探亲访友、出入公共场合对保管期满、失去保存价值的档案要按《档案鉴定销毁制度》中的有关规定进行销毁,不得以其他任何方式进行处理发生失密、泄密和档案被盗事件时,要立即报告公司主要领导、保密及保卫相关部门,当事者要写出书面报告对违反保密规定造成失密、泄密的,应按其性质及情节给予严肃处理档案资料销毁之前要组成鉴定小组,在分管领导和行政管理中心经理的具体指导下进行由档案管理员提出鉴定工作的开展时间、鉴定内容并组织召开鉴定工作会议档案销毁前,须根据本公司实际情况和工作需要,认真分析和鉴定档案内容的现实作用和历史作用,准确鉴定档案的保存价值档案鉴定工作采用由鉴定人员对档案逐卷逐件分析、研究的方法进行,写出销毁档案内容分析报告,提出存毁意见,交档案管理委员会审查需销毁的档案,要编制档案销毁清册,经公司主要负责人批准同意后方可销毁销毁档案须在指定地点进行,各业务部门档案管理员为档案销毁的经办人,有关业务部门经理及行政管理中心档案管理员为档案销毁的监销人档案销毁时,须有经办人、监销人在场,两人以上监销;销毁完毕,在销毁清册上签字,注明销毁时间、地点和方法档案销毁后,须在相关的检索工具中注明“已销毁”销毁清册由档案室保存第五章档案统计制度档案管理人员承担本机关档案统计工作,档案统计要符合《中华人民共和国统计法》要求档案管理人员要以高度的事业心和责任感开展档案统计工作,日常要做好基础数据的积累,确保统计数据及时、准确、全面档案室要建立健全登记、统计簿,对各门类和载体档案的移入、移出、库存、保管、利用、种类、数量、鉴定等情况进行登记和统计要按照档案管理部门的规定和要求,准确编制档案工作统计年报要定期对档案统计资料进行归纳整理定期对统计数据进行综合分析研究,及时发现问题,掌握档案管理现状,提高档案管理水平第六章档案借阅利用制度因工作需要,本公司各部门可向档案室借阅有关档案资料。