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文本内容:
办公电脑配置管理办法办公电脑配置管理办法(试行版)
一、目的为规范X集团办公电脑的配置和管理,保证员工日常办公的正常和有效使用,提高工作效率,特制订本办公电脑配置管理办法
二、适用范围适用于X集团本部及2015年新设立地区公司地产正式在编人员,集团所属各区域综合管理部、行政管理部根据集团及各区域公司的现行制度【X集[X]通知字021号《关于集团本部员工笔记本电脑配备及使用的相关通知》】,并兼顾现有电脑的折旧以及配置情况进行梳理并报备集团人力行政中心后开始实施
三、职责
1.集团人力行政中心集团办公资产的主管部门,负责制度制订、修订及解释本管理办法,并对各区域公司办公电脑等资产进行全面管理;度的明细为“办公用品”或“餐费”的发票6)管理要求产的管理,所有管理责任由员工个人负责对于软件维护、故障排除等由公司/项目IT人员负责;对于所有硬件损坏,都由员工个人负责联系厂家或商户进行处理,并承担此类硬件的维修、购买费用;员工在领取笔记本电脑补助时须退回公司为其配置的台式电脑;笔记本电脑遗失或意外损坏的处理方式员工购买笔记本电脑后,公司只负责提供补助4金,补助期内笔记本电脑在任何场所遗失或损坏,员工应承担相应责任,公司概不负责丢失或意外损坏后员工可重新购买笔记本电脑,公司仅按照原笔记本标准发放未发部分的补助额度
六、调动和离职员工个人办公电脑的处理.公司内部岗位调动员工调动前如办公电脑为公司统一配置,则调动后申领公司补助方式,则调动后笔记本电脑随员工一并转移,由调入部门/项目继续提供相应的补助给该员工直至补助期届满.公司间岗位调动员工调动前如办公电脑为公司统一配置,调动后原电脑应归还调出公司,并由调入公司统一配置;员工调动前如为自购笔记本公司补助方式,调动后笔记本电脑随员工一并转移,并由调入公司继续提供剩余应付补助直至三年期届满.离职1)办公电脑如为公司统一配置,则员工在离职之日起,公司将收回为其配备的办公电脑;2)办公电脑如为员工自购笔记本公司补助方式,员工在享受笔记本电脑补助期间离职,如果离职日期为该年补助发放日之前,则该年度及以后的补助不予发放;3)员工在办理离职手续前,必须将个人办公电脑交由IT人员,公司有权对离职员工的个人办公电脑内与公司有关的数据资料及软件信息等作相应的保密处理工作,离职员工有责任配合公司进行相关处理工作;4)员工离职时,员工原所在部门有责任备份及删除离职员工个人电脑内与公司有关的数据资料及软件信息等.区域公司平台资产管理岗区域公司资产管理岗设立在各区域公司平台综管中心、行政管理部,该岗位负责本区域公司平台及各项目的办公电脑等资产的日常管理、员工购置电脑资格审核,并对各区域公司进行办公电脑等资产的盘点及稽核工作;.区域公司/项目薪酬专员:定期对员工自购笔记本电脑补助进行核对并发放;.区域公司/项目财务岗负责办公资产账务管理,着重从办公电脑等资产的原值、已提折旧、净值等方面进行监控和管理;.员工个人办公电脑等资产管理的第一责任人
四、配置原则.根据员工职级以及工作需求不同适用不同的电脑配置方案凡符合要求的员工可参照本办法的要求购置笔记本并报销,其余员工由公司配置台式机.对未购置笔记本电脑的员工,如有外出、开会、演示等移动办公需求,可使用公司公用笔记本.每位员工仅配置一台办公电脑(或购置笔记本电脑或公司配置台式机),且尽量实现内部调1配台式电脑最少使用年限为五年,笔记本电脑最少使用年限为三年,超过最少使用年限后,如还能满足办公需求,则应适当延长使用时间,所有年限的起始时间均以购置发票时间为准
五、电脑配置方案.配置方案分为“统一配置台式电脑”和“自购笔记本公司补助两种具体如下1)兼顾集团本部员工长期出差且移动办公特点,集团本部电脑配置原则如下3级及以上员工员工状态转正前配置方式公司统一配置已有台式电脑或提供临时性公用笔记本员工状态转正后配置方式员工自购笔记本电脑公司补助2)各地公司配置表5级及以上员工员工状态转正前配置方式公司统一配置已有台式电脑或提供临时性公用笔记本员工状态转正后配置方式员工自购笔记本电脑公司补助.统一配置台式电脑,需遵循以下管理要求1)适用范围按配置表中符合条件的员工和转正前的所有员工2)配置方式配置台式电脑,应优先从现有及备用电脑中调配使用,在确无可调配电脑时,可参照公司办公电脑配置标准采购新电脑3)管理要求22级及以下员工配置方式公司统一配置台式电脑4级及以下员工配置方式公司统一配置台式电脑公司为员工配置的办公电脑,由公司负责固定资产的管理、维护及故障排除;员工应妥善、安全的保管公司办公电脑;对于非人为硬件损坏,由公司承担此类硬件的维修、购买费用;对于人为硬件损坏,由使用人承担此类硬件的维修、购买费用;办公电脑丢失,员工应承担赔偿责任;享受公司补助方式购买电脑的员工,电脑必须用于日常办公使用,如购买电脑后该电脑不用于公司日常办公的,公司补助不予发放;符合购买笔记本电脑条件且已转正,仍使用公司配置台式电脑的同事出差可临时申请笔记本电脑,出差返回之日必须归还.员工自购笔记本电脑,需遵循以下管理要求:1)适用范围适用于区域公司5级及以上、集团3级及以上已转正的员工,在员工自行购置前,由公司提供台式电脑或提供临时性公用笔记本;本制度下发前由公司已配置笔记本电脑的员工,在该笔记本电脑使用满三年后可申请购买电脑,并按照本办法的报销标准进行报销;公司已配置为台式电脑的,可以申请购买笔记本电脑并按报销标准进行报销,并将台式电脑移交公司2)配置方式及要求事先履行审批程序,自行购买笔记本电脑用于公司日常工作,并在补助年限内不再要求公司提供电脑;笔记本电脑品牌须为联想或苹果,并统一安装windows系统3)补助标准对非研发设计、信息化系统的6级及以下员工报销上限不超过6000元,超出部分自行承担;对非研发设计、信息化系统的6级以上员工报销上限不超过8000元,超出部分自行承担;兼顾研发设计、信息化系统等岗位员工的工作实际需求,对该等岗位的员工电脑配置报销上限可上浮1000元;员工笔记本电脑自购买之日起三年期届满后,可申请延长一年使用期,公司将额外补助购机款的20%o34)审批流程享受笔记本电脑补助的员工在购置后,应在OA流程中发起“笔记本购置”申请,附所购买的发票扫描件进行报销,具体流程如下各区域公司申请人-申请人部门总经理-区域公司资产负责人-区域公司行政负责人一区域公司综管总经理;集团本部申请人-部门总经理-资产负责人-行政负责人-人力行政中心总经理;对超出本办法的特殊申请须经过以上审批通过后方可执行5)报销及补助发放笔记本电脑补助在员工任职三年期间分四次发放:员工转正后可按照补助标准(见本办法第五条3
(3)款),选择每年的4月或10月进行报销(每年报销一次),具体发放安排如下a)第一次发放转正后于每年的4月或10月报销补助总额的40%;b)第二次发放任职满1年,于每年的4月或10月报销补助总额的20%;c)第三次发放任职满2年,于每年的4月或10月报销补助总额的20%;d)第四次发放任职满3年,于每年的4月或10月报销补助总额的20%;e)如申请延长一年使用期限,则额外补助的20%元在第四年发放每年3月及9月由集团人力行政中心及各地公司行政管理部对员工购买电脑补助发放情况进行统计经审批通过后,按本办法之规定进行发放符合报销要求的员工,在审批通过后,凭所购买的电脑发票原件、拆机单及“笔记本购置申请”审批复印件,由行政固定资产专员进行登记确认单后,由行政资产专员统一发起报销流程,报销须提供相应额度的明细为“办公用品或餐费的发票,领取笔记本电脑补助;后续各次报销时需要提供“笔记本购置申请”审批完成电子版作为附件,并提供相应额。