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文本内容:
1目的为确保检测、评价技术资料和文件材料能够完整、及时地得以收集、整理、归档、安全保管和使用,充分利用图书资料信息,提高技术人员的业务水平,制定本规定■一S3适用于本公司各部门在检测、评价活动中形成的各种技术记录、质量记录、文件材料及有关技术资料、图书的管理3职责
3.1文件管理员负责质量体系文件的收集归档
3.2行政部负责采购、人员继续教育培训记录和人员技术档案的收集归档
3.3质量管理部负责内审、管理评审等质量管理资料的收集归档
3.4综合技术室负责检测工作记录、检测报告的收集归档
3.5职业卫生评价室负责评价报告、职业卫生记录等资料的收集及归档
3.6设备管理员负责仪器设备档案及管理记录的收集归档
3.7质量监督员负责本部门质量管理记录的收集归档8档案管理员负责档案材料的交接,分类、上架,贮存、保管、提供利用等4工作程序
4.1归档材料形成与收集应收集、归档的资料有质量体系文件质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格、外部文件;质量管理记录内部审核、管理评审、文件资料控制记录、质量控制、抱怨处理、纠正和预防措施等记录;检测、评价工作记录合同(协议)、现场勘查表、职业卫生现场调查表、任务单、现场检测与采样记录、样品交接记录、原始分析记录、检测报告、职业卫生评价报告、分包报告、质控审核表等;L4采购及管理记录采购申请单、购买合同、验收单、发放记录、安装维修服务、设备资料、供应商资料记录等;
1.5仪器设备档案及管理记录仪器设备购置申请单、调研报告(大型、精密、进口、贵重的仪器)论证报告、订货合同、设备装箱单(含附件或配件明细表)、使用及维护说明、合格证、维修卡、调试报告、仪器设备验收单、使用及维修记录、维修申请、停用申请、报废处理、周期检定等;
1.6图书、文件等技术资料技术文件、技术规范及相关标准、图书、刊物、会议资料等有关技术资料;
1.7人员技术档案人员学历证书、资格证书、培训结业证书、技术考试证书、上岗证、授权任命书、科研成果证书、论著、获奖证书等;
1.8人员培训记录年度培训计划、培训申请表、培训记录表、个人培训履历表、人员培训记录卡各部门在检测和质量活动中,按有关规定认真做好相关记录的填写和各类检测、评价报告的编写按照文件中规定的归档范围进行收集,在每项工作开始之前,必须明确该项目工作所形成文件材料的收集、整理负责人2归档时间及保存期1质量体系文件质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格改版后及时保存,正本永久保存,副本更换后按本规定
4.7条款销毁
2.2质量管理记录半年归档,保存期为六年
2.3检测工作记录包括合同(协议)、现场勘查表、任务单、现场检测与采样记录、样品交接记录、原始分析记录、检测报告、分包报告、质控审核表等一个报告一个档案报告保存期为六年
2.4实验耗材采购及管理记录实验耗材采购记录表由试剂管理员及玻璃器皿管理员共同完成,一年一次归档(12月30前归档)保存期为六年
2.5仪器设备及其配件的采购及管理记录仪器设备随箱材料在开箱验收后及时由设备管理员收集建档一台仪器一个档案仪器设备档案长期保存
2.6图书、文件等技术资料随时归档保存期为永久保存
2.7人员技术档案公司员工三个月试用期过后,行政部对人员档案进行归档,半年归档,员工离职后,由行政部对档案进行销毁
2.8建设项目职业病危害评价的档案资料,长期保存3材料归档
3.1材料由各部门具体项目负责人负责收集和整理,项目完成后,按时间关系整理,按要素归档后送交档案管理员
3.2档案管理员对文件材料是否完整、准确、清晰以及是否符合归档要求进行验收,材料合格,填写“档案交接单”,交接双方在交接单上签字,此表由档案管理员保存;材料不合格,退回按有关规定进行补救
4.
3.3档案管理员对归档资料分类
4.
3.4人事档案和仪器设备档案则分别由行政部和设备管理员负责收集、归档
4.4档案的立卷保管
4.
4.1档案管理员对审核好的全部归档材料根据管理要素和文件类别分类归档,编制案卷目录、填写卷内目录,最后对档案进行装订排架并提供利用
4.
4.2设备管理员按照《测量设备管理程序》HNJL-QP-05-2016规定,做到一台仪器一个档案立卷、保管,并且每年一次将仪器周期检定证书、校准、使用维护/维修等运行记录归集到各自的仪器档案内
4.5档案管理要求档案室应配有必要的安全管理设备,确保档案安全利用做好防火、防光、防震、防虫、防盗、防潮、防尘、防磁等工作,保证档案的安全完整、存取方便做到不失密、不泄密
4.6查阅制度
4.
6.1本公司员工因工作需要查阅有关档案,须办理查阅登记手续后,方可查阅
4.
6.2外单位需要查阅档案,应持有单位介绍信,经总经理批准,办理查阅手续后方能查阅,涉及客户信息的档案,须征得客户书面同意后方可办理
4.
6.3档案一般只能在档案室查阅,如确因工作需要必须借出时,须经质量负责人批准档案一般应当天归还,特殊情况可适当放宽,但必须办理续借手续
4.
6.4查阅、借阅档案,应自觉遵守本公司保密制度借阅档案严禁涂改、圈划、拆卷、抽换、剪裁、污损和加标记等损坏档案的行为
4.7档案处理销毁
4.
7.1档案保存必须从现实需要出发,着眼于长远发展,认真分析档案的现实价值和历史价值,准确判定档案的保管期限,将不需要保存的档案和保管期限到期的档案剔除销毁,保证档案的完整、安全和质量
4.
7.2档案管理员对保存期已超过保管期限的档案,进行登记造册,提出销毁报告经公司领导和有关技术人员组成的档案鉴定小组审核,报总经理批准后进行销毁
4.
7.3档案销毁由两人监销,并在档案销毁清单上注明“销毁”字样和日期,监销人签字盖章,以示负责
4.
7.4销毁档案必须在指定地点进行,防止档案遗失和泄密档案鉴定销毁5-10年进行一次
4.8图书、技术资料管理
4.
8.1图书的采购各科室根据工作需要,提出工作用书和技术资料采购申请并报业务经理审批,总经理批准后由行政部负责采购
4.
8.2图书的入库:档案管理员负责新购图书、技术资料的入库登记,上柜,并对公司内所有图书、技术资料进行分类、编号,编制图书资料分类目录,以方便查阅
4.
8.3图书的借阅公司职工可在本公司内查阅相关资料;若需借阅图书,向档案管理员办理借阅手续归还时,办理归还手续
8.4图书、技术资料属公司内公共财产工作需要可进行摘录、复印、借阅5相关文件《测量设备管理程序》2《科学技术档案案卷构成的一般要求》6相关记录1档案交接单
6.2卷内目录
6.3档案销毁清单
6.4档案查阅登记表
6.5档案查阅登记表(内部)
6.6图书及技术资料借阅登记表
6.7图书资料申购表
6.8档案查阅申请单
6.9档案查阅申请单(内部)湖南佳蓝检测技术有限公司作业指导书修订状态5/0文件编号HNJL-ZZ-GZ-03-2016图书档案管理规定文件页码共5页,第2页颁布日期2016年6月30日修订日期/年/月/日实施日期2016年7月1日湖南佳蓝检测技术有限公司作业指导书修订状态5/0文件编号HNJL-ZZ-GZ-03-2016图书档案管理规定文件页码共5页,第3页颁布日期2016年6月30日修订日期/年/月/日实施日期2016年7月1日湖南佳蓝检测技术有限公司作业指导书修订状态5/0文件编号HNJL-ZZ-GZ-03-2016图书档案管理规定文件页码共5页,第4页颁布日期2016年6月30日修订日期/年/月/日实施日期2016年7月1日湖南佳蓝检测技术有限公司作业指导书修订状态5/0文件编号HNJL-ZZ-GZ-03-2016图书档案管理规定文件页码共5页,第5页颁布日期2016年6月30日修订日期/年/月/日实施日期2016年7月1日。