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文本内容:
文件材料归档范围及保管期限表文件材料归档时间和归档要求
一、文件材料的归档时间
1、党群、行政、教学类文件材料,会计账簿、凭证、财务报告类及其他会计材料,有价值的声像档案,按每年1月1日起至12月31日止的自然年度收集整理,于次年的3月中旬向院办档案室移交,其中会计档案延长一年移交
2、学生学籍卡、成绩档案、学生奖惩等材料由教务处、学工处管理至该届学生修业期满后,全部移交综合档案室
3、科技档案在每个项目完成验收后,收集整理全套材料并移交至档案室
4、基建档案在项目竣工验收后三个月内,向档案室移交
5、设备档案由设备管理部门在设备开箱验收后,向档案室移交设备装箱单、图纸、说明书及落成验收单等有关文件材料
二、文件材料的归档要求
1、归档材料必须齐全、完整、准确
2、档案制成材料和字迹书写材料应符合档案耐久性要求,不能出现圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写字迹
3、材料要求分类正确、组卷合理、目录清楚、打印规范、字迹清晰,装订符合要求
4、文件材料应签署完备,并编制移交目录一式两份*对长期年专门立项的科研材料可跨年度立卷一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注
1、上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本院的,则永久保存)
2、本院党(委)支部大会文件材料30年
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、永久记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等30年
(2)提案及办理司法部;会议简报、会议情况、反映1记录、小组会议记录等10年1
(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样永久党
3、本院党委、书记院长碰头会、总支书记会议记录、纪要、决议及会议讲座的文件
4、党委发布的决定、办法、批示、批转、巡视学院工作永久1务形成的文件材料永久党
5、以党委支部名义召开的工作会议材料永久群
6、院党支部和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成工综的文件材料永久作
7、党支部负责同志在院内的重要讲稿和参加上级召开类会议发言稿永久合
8、党委(支部)工作简报永久
9、党委(支部)大事记永久
10、党群系统启用印章的文件和印模永久
11、党群系统重要统计材料
12、党委(支部)的工作计划、总结、报告(包括调查30年报告)、请不及批复30年
13、党委(支部)保密、秘书工作的有关文件30年
14、重要的群众来信来访及整理材料30年
15、党委(支部)与有关机关联系,协商工作的来往文件
16、党委(支部)人员奖励及有关材料30年
21、上级关于组织工作的指标、决定、通知、简报30年组织
2、本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久工作
3、本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注6基本建设类2教学生产用房
1、项目建议书及上级批复
2、可行性研究报告
3、项目评估
4、环境预测、调查报告
5、设计任务书及计划任务书
6、工程地质、文水地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明
7、地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录
8、水文、气象、地震等其它设计基础材料
9、初步设计
10、技术设计
11、施工图设计
12、技术秘密材料、专刊文件
13、设计计算书
14、关键技术实验
15、总体规划设计
16、设计评价、鉴定及审批
17、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书
18、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
19、施工执照
20、环保三同时、消防、卫生等文件,水、电、气暖供应协议书
21、产权证书
22、土地施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要2施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺3原材料及构件出厂证明、质量鉴定4建筑材料实验报告5设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批土建施工定们测量地质工期勘察土岩试验报告,基础处理,基础工程施工图8隐蔽工程验收记录9工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录,事故处理报告永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久10年永久30年永久永久30年永久永久永久永久永久10年30年30年30年永久永久永久永久3辅助用房6基本建设类4生活办公用房10分项、分单位工程抽量检查、评定11交工验收记录证明12竣工报告、竣工验收报告
23、设备及管线安装施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要2设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批3焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录4隐蔽工程检查验收记录5强度、密封性试验报告6设备调试记录7施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告8系统调试、实验记录9管线情况、通水、消毒记录10管线标高位置,坡度测量记录11中间交工验收记录证明、工程质量评定12其它
24、电气、仪表、安装施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审2设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批3调试、整定记录4性能测试和校核5施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告6操作、联动试验7电气装置交接记录8中间交工验收记录、工程质量评定9竣工报告、竣工验收报告
25、竣工验收报告
26、全部竣工图纸
27、质量评审材料
28、工程现场声像材料
29、竣工验收会议决议文件30年30年永久10年30年30年30年30年10年30年30年30年30年30年30年10年30年30年30年30年10年10年30年30年永久永久永久永久永久永久一级二级保管备基本归档范围类目类目期限注
1、上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件30年
12、本院仪器、设备管理的规章制度30年1住
3、设备工作计划、报告、总结、调查材料30年纵八
4、本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案30年口坐
5、本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和30年大批复
76、本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料30年
21、申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)30年TX攵教学
2、上级或主管领导批复和准购批示位Z/设备
3、定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等30年仪哭
34、进口设备过程中有关的技术商务文件30年命生活
5、开箱记录及装箱单30年大办公
6、安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单30年设备
7、验收报告及文件材料30年
8、索赔来往函件及结果文件30年
49、设备说明书及全套随机文件材料30年生产
10、使用、检修、故障事故记录(设备履历书)30年设备
11、重大事故的调查分析及处理意见30年
12、技术改造和开发过程中形成的技术文件材料30年811才永久25年会各种凭证、各种财务帐簿、各种财务报表和其他材料15年档10年案9人根据中组部、国家档案局组通字
(1991)13号《干部事档案工作条例》执行档案10声录音带、录像带、照片、缩微胶片、计算机磁带和各种琢档实物等案1党群工作类2组织工作
4、学院干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免各报表)
5、学院中层以上干部名册
6、总支、支部改选报告、审批材料
7、发展新党员、预备党员转正的名册
8、各总支、支部委员名册
9、党员名册
10、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格,党员退党的文件永久永久30年30年30年30年30年3宣传工作
1、上级关于宣传工作的文件
2、本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
3、教职工政治思工作动态及调查材料
4、理论学习的决定、通知、计划、总结
5、反映本院重大活动的剪报及图表
6、上级有关学生思想政治工作的文件
7、本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
8、学院学生思想政治工作计划、报告、总结
9、学生思想政治工作典型调查材料和统计
10、关于学生政治工作队伍的选取拔、管理文件
11、学生政治工作人员名单30年永久30年30年永久30年永久永久30年30年30年4统战工作
1、上级关于统战工作的文件
2、本院统战工作计划、决定、报告、通告和总结
3、统战工作情况调查、典型材料、统计报表
4、本院各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料
5、各民主党派成员和负责人名册及有关材料
6、统战工作重要会议记录30年永久永久永久30年30年5纪检监察审计工作
1、上纪委关于纪检工作的文件
2、纪检工作规章制度
3、纪检工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计
4、院纪检工作会议记录
5、党员处分、复查材料
6、群众来信来访及处理意见
7、上级有关监察、审计工作的文件
8、本院监察、审计工作的文件
9、监察、审计工作计划、总结、调查30年30年永久30年30年10年30年30年30年一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注
1、上级有关工会工作的文件・30年
2、工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久
3、会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、30年0T选举结果、领导讲话、大会发言等文件)JL小
4、表彰工会先进集体个人的材料、名单30年本丁
5、处分会员的有关材料30年JL6^工会委员会会议记录、纪要10年1F
7、学院工会干部名册30年
8、工会会员名册30年
9、妇女工作材料30年
10、家属工作材料30年
1、上级关于团的工作文件30年
2、本院团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举永久结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)
3、团委工作计划、报告、总结及规章制度永久
4、团委工作典型调查材料、优秀团员的材料30年
75、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料30年1团
6、处分团员的材料及复查材料30年党委
7、批准入团、离团材料及名单30年群工
8、团干部名单30年工作
9、团员名册30年作
10、团委会议记录30年类
11、本院学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举永久结果、领导讲话、大会发言和文件)
12、学生会文件、材料30年
13、本院学生组织30年一级二级保管备基本归档范围类目类目期限注2行政管理类1行政综合
1、上级有关学院行政管理的综合性文件
2、全院性的规章制度
3、学院年度、学期工作计划、报告、总结
4、院长办公室、院长书记碰头会会议记录、纪要
5、全院性的工作会议、座谈会文件
6、院领导在会上的重要讲话和参加院外会议发言稿
7、本院教育事业规划、计划及上级批复
8、学院评估材料
9、教职工代表大会文件材料
10、本院向上级的请示及批复
11、本院所属单位的请示及学院的批复(分类立卷)
12、有关全院必工作的调查材料和经验总结
13、学年报表及综合统计
14、启用印章的文件及印模
15、本院历史沿革、情况介绍
16、本院大事记、简报、信息、动态等
17、院史工作材料
18、院友工作材料
19、院庆工作材料
20、群众来信来访文件材料30年永久永久永久30年30年永久永久30年永久30年永久永久永久永久永久永久30年30年30年2安全保卫
1、上级有关公安保卫工作的文件
2、本院公安保卫工作方面的规章制度
3、本院公安保卫消防工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表
4、本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书
5、保卫工作简报类
6、上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件
7、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)30年30年永久30年30年30年30年3人事劳资
1、上级机关有关人事工作的文件
2、人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
3、关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
4、关于院内机构设置、变化干部任免的文件材料
5、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料30年永久永久永久30年一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注2行政管理类3人事劳资
6、
7、
8、
9、
10、
11、
12、
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18、
19、
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21、
22、
23、
24、
25、
26、处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料师资培养、管理工作计划、规定、总结教师进修计划、安排、总结教师工作量的规定及执行情况教师业务考核材料人事统计报表教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,要求附审批表)教职工工资调整材料、名册教职工转下定级材料教职工院内调动材料教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)教职工调出的有关材料(包括转移行政、工痪关系介绍信存根)教职工援外和支援边远地区材料教学楼退职、离职和出国的有关材料教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料教职工退休后重新工作的材料教职工福利工作教职工商调函件使用临时工有关材料人民来信来访材料30年永久30年30年30年永久永久30年30年30年30年30年30年10年30年30年30年30年30年30年30年
1、上级有关总务工作的文件10年
2、本院总务处及各科规章制度30年
3、本院总务工作计划、报告、调查材料30年
44、房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结30年总
5、爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通30年务知等文件工
6、师生员工健康状况调查材料及统计表永久作
7、本院计划生育工作文件及领取独生子女证名册30年
8、车辆工作的有关文件材料10年
9、伙食工作的有关材料10年
10、园绿化工作的有关材料10年一级类目二级基本归档范围保管备类目期限注5档案图书信息
1、上级有关图书、情报、信息工作的文件
2、档案、图书、信息工作计划、报告、总结
3、档案、图书、信息概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
4、档案、图书、信息部门与院外交流的有关材料
5、档案指南、全宗介绍
6、出版类30年30年永久30年永久
1、上级关于外事工作的文件材料30年
2、学院外事工作规章制度、计划、总结、简报等30年
3、外事工作统计报表等永久
4、外事工作会议材料30年
5、上级对出国(境)人员的有关文件材料30年
6、国际学术会议论文30年
7、投寄国外的学术论文30年
8、出国(境)人员考察、访问材料30年2行政管理类
9、出国(境)讲学、研究人员有关材料30年
10、国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证30年书(影印件)11>国际比赛、竞赛的材料30年
612、上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件30年外
13、外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料30年事
14、外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教永久工材等材料作
15、来院进修、10年培训研究的外籍人士有关材料30年
16、中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久
17、本院完成的国际合作项目、成果等材料永久
18、合作项目中国外单位完成项目、成果等材料30年
19、授予外籍人员名誉称号的材料永久
20、双方互赠的礼品、纪念品30年
21、国际会议的有关材料30年一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注
1、上级下达的有关教学工作的文件材料30年
2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、永久1办法1综合类
3、学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久
4、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料30年
5、非学历教育的培训、进修材料30年
6、有关教学工作的统计报表永久
7、学生运动会材料30年
21、上级有关学科、专业设置与实验室建设的文件材料30年学科
2、学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久与实
3、重点、专业、材料永久验室
4、学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料30年建设
5、学科、专业、实验室建设统计报表永久
31、上级有关招生工作的文件材料30年招
2、招生计划、规定、生源计划30年生
3、新生录取材料及新生名单30年3教学工
4、委培、代培、自费生计划、合同及名单30年作
5、招生宣传、招生工作总结10年4学籍管理工作
1、新生入学登记表永久类
2、学生学籍卡片永久
3、学生成绩总册永久
4、在院学生名册永久
5、学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)30年
6、学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)30年
7、学生处分材料30年5课堂教学与实验
1、各专业教学计划、教学大纲30年
2、课堂建设要求及安排、院历表、课表30年
3、文化课程、专业课程试题库30年
4、典型教案、重要备课记录30年
5、教学学习、生产实习计划、总结及有关材料10年
6、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料10年一级二级基本归档范围保管备类目类目期限注
61、上级有关毕业分配的文件材料30年毕
2、毕业生工作计划、简报、总结30年业
3、毕业生供需统计、计划、合同30年生
4、毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久3工
5、毕业生证、派遣证存根领取签收册30年教作
6、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料30年学
1、在教育教学等方面的科研成果与鉴定奖励材料永久类
72、科研项目设计材料30年教育
3、开展科学研究的申请与批准材料30年教学
4、与有关方面签订的进行科研的合同、协议等30年科研
5、关于学院管理、教学改革等方面的科研论文30年
6、专业立项的科研项目及其它综合材料30年
1、上级关于产品生产管理的文件30年
12、本单位为产品生产制定的各种规定、条例、办法、制度30年1综合类及手册、图表
3、产品生产的请示、报告、批复、批示30年
4、产品生产、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的30年文件材料
5、产品生产年度工作计划、总结、统计报表永久
1、产品设计任务书
2、产品技术条件
3、技术工作总结
4、工艺方案30年
45、成本分析报告
6、用户使用报告产
27、标准化审查报告品按
8、试制报告类产
9、测试报告品
10、设计计算说明书种
11、鉴定大纲类
12、鉴定证书、审批文件分
13、全套图纸(包括照片)
14、图样文件目录
15、各种明细表(零件目录、标准件、外购件、铸件、外协件目录)一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注4产品类2按产品种类分
16、使用说明书、合格证、装箱单
17、产品技术标准
18、机械加工工艺过程卡
19、装配工艺过程卡
20、工艺路线卡
21、工艺文件
22、材料消耗、工时定额明细表
23、工时定额汇总表
24、工夹具图纸
25、创优获奖产品的全套申报材料
26、附实物、照片、商标
1、上级关于科技开发管理的文件30年
12、本单位为科技开发制定的各种规定、条件、办法、制度30年5科学技术研究类1综合类及手册、图表
3、科技开发的请示、报告、批复、批示30年
4、科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的30年文件材料
5、科技开发年度工作计划、总结、统计报表永久
1、上级下达的指令性文件永久
22、可行性研究论证报告科
3、有关科研项目的合同或协议研
4、实施计划材料课
5、科研课题鉴定材料题
6、科研成果获奖证书
7、研讨会成果推广材料6基本建设类1综合类
1、上级有关基建工作的文件
2、基建工作规章制度
3、基建工作计划、总结、简报
4、基建工作总体规划
5、基建工作年度(季度)总结、统计报表
6、全院性总体规划、设计总平面图
7、水、电、气管道分布图
8、地质勘探、地形测量材料30年30年30年永久永久永久永久永久一级类目二级基本归档范围保管备类目期限注。